Акт списания документов на уничтожение образец

Содержание

Акт списания документов с истекшим сроком хранения

Акт списания документов на уничтожение образец

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению.

В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так:

15 марта 2002 года N 43

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А.

Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2.

Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения

документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И. Васильев/

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

Акт
о выделении документов на уничтожение

21 марта 2002 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;

секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается): 1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2.

Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка). 3. Кассовая книга за 1996 год. 4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6.

Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9.

Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).

10. книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/

Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.

После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.

Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.

Акт может выглядеть так:

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.; — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;

секретарь — Петрова М.И.

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г.

N ГВ

100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./ Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./

Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.).

Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки: Дебет 50 Кредит 91-1 118 руб.

— оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг.

Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов).

В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам.

Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Читайте также  Какие документы нужны для оформления жилищной субсидии

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов.

К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению.

Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована.

А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться.

Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: http://buhnalogy.ru/akt-spisaniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya.html

Акт об уничтожении документов. Образец и бланк 2019 года

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг.

Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения.

Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов .docСкачать образец заполнения акта об уничтожении документов .doc

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек.

Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации.

Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов.

Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).

Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
  • Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде.

Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.

    Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.

  2. В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
    • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
    • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
Читайте также  Субсидия на оплату ЖКХ какие документы нужны

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения образец

Вы здесь Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким. Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А.

Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В.

Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И.

Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка). 3. Кассовая книга за 1996 год.

4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год. Председатель комиссии Иванов /А.А.

Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/ Петрова /М.И. Петрова/ После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации.

Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.

Акт может выглядеть так: ЗАО «Актив» Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек 28 марта 2007 года г.

Москва Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.; — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.; секретарь — Петрова М.И.

, составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г.

N ГВ 100256, которая прилагается к настоящему акту. Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./ Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./ Петрова /Петрова М.И.

/ Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб.

(в том числе НДС — 18 руб.). Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки: Дебет 50 Кредит 91-1 118 руб.

— оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» 18 руб.

— начислен НДС к уплате в бюджет.

Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: 2012-05-09 15:57 пользователем Valeratal

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Их перечень утвержден 6 октября 2006 года.

Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

  1. Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
  2. Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.
  3. В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.Перечень устанавливает следующее:

  1. Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  2. «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
  3. Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  4. Кадровую документацию хранят в течение 75 лет.

    Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации.

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

Так, дела с 35-летним сроком хранения, завершенные в 2011 году, могут включаться в акт в 2019 году. Форму акта организация разрабатывает сама или использует типовую.

В дополнение к нему составляется протокол. Его подписывают члены комиссии и председатель.

Он может понадобиться при ревизии или в суде. При ликвидации бумаг нужно соблюдать определенные требования:

  1. не разглашать конфиденциальные данные, содержащиеся в утилизируемых документах и копиях;
  2. не истреблять бумаги, связанные с идущим или предшествующим судебным процессом;
  3. уничтожать все разрешенные к утилизации копии: страховые, личные, резервные.

Не следует выбрасывать неизмельченные бумаги.

Акт об уничтожении документов

И ничего страшного, если номера идут не подряд из-за того, что это приказы за разные годы: Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков | 1/ЛС | 236-255, 596-624 | 6 – количество единиц хранения Здесь указывается общее количество уничтожаемых единиц хранения каждого дела.

Напоминаю: единица хранения – это один том.

7 – сроки хранения и номера статей по перечню Здесь составитель акта должен еще раз указать на основание для уничтожения, причем если выше просто перечислялись НПА со сроками хранения, то здесь нужно указать конкретную статью каждого НПА. Если компания уничтожает документы на основании разных НПА (не только по перечню 2010 года), то графу можно переименовать в «Сроки хранения и их источники», как в моем примере.

8 – примечание Графа «Примечание» традиционно предназначена для всевозможных пометок, которые нельзя поместить в другие графы.

Образец акта об уничтожении документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций Разберем, как правильно заполнить образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2019 года и любых других документов бюджетной организации.

26 июня 2017 Гавриленкова Екатерина Организация в своей деятельности создает большое количество документов.

У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их .

Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г.

№ 526 — приложение 21) Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности.

Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении.

Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве. Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.
Читайте также  Как правильно составить реестр документов образец

Шаг 4.

Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте. Образец акта списания документов на уничтожение заполнен. Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст.

29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558 и составляют:

  • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст.

15.11 КоАП).

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Разбираемся с новыми правилами и составляем образец ПФХД на 2019 в бюджетном учреждении.

10 декабря 2017 Заявление на увольнение по собственному желанию является основанием для начала процедуры расторжения трудового договора.

Порядок его оформления имеет некоторые особенности, их важно учитывать.

29 июня 2017 Требование вести Журнал учета первичных средств пожаротушения (далее — ПСП) содержится в Правилах противопожарного режима в Российской Федерации (утвержденных Постановлением правительства № 390 от 25.04.2012).

21 июня 2017 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

РђРєС‚ РѕР± уничтожении документов — бланк, образец

С проблемой накопления большого количества документов в архиве сталкивалась каждая более-менее крупная организация.

Первичные Рё окончательные бухгалтерские документы, различные РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ Рё внутренняя документация СЃРѕ временем превращаются РІ достаточно объёмную папку, затем РєРѕСЂРѕР±РєСѓ, Р° после Рё шкаф дел. Поэтому буквально РЅР° третий С‡РµС‚вёртый РіРѕРґ существования компании возникает РІРѕРїСЂРѕСЃ Рѕ выделении ненужных документов для дальнейшего списания Рё уничтожения. РќРѕ как правильно рассортировать имеющиеся бумаги? Кто имеет право принимать решение РѕР± уничтожении? Как, СЃ законодательной точки зрения, правильно оформить этот процесс Рё РіРґРµ взять образец? РћР± этом данный материал.

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов. Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации. В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Также СЃРѕСЃС‚авление акта РѕР± уничтожении гарантирует законность Рё корректность списания.

Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства. Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта РЅР° предприятии (правила Рё образец заполнения), должны сохраняться РІ архиве как РјРёРЅРёРјСѓРј 5 лет СЃ момента последнего использования. «РџРµСЂРІРёС‡РєР°» же хранится немного меньше – 4 РіРѕРґР°. Существуют некоторые РїРѕРґРІРёРґС‹, которые хранятся Рё более длительный СЃСЂРѕРє, Р° также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте.

Поэтому РІРѕ время отбора документации РЅР° списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов – это право, Р° РЅРµ обязанность сотрудников Рё юридического лица РІ целом. Некоторые важные экземпляры Рё образцы стоит сохранить, Рё, РІ то же время РЅРёРєС‚Рѕ РЅРµ может запретить вам уничтожить отлежавший СЃРІРѕР№ СЃСЂРѕРє хранения документ (например, историю взаиморасчётов СЃ контрагентом Р·Р° прошлые периода). РџСЂРё смене руководства компании организуется комплексная передача дел Рё всей имеющейся документации.

Как составляется акт

�значально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

  1. «Рћ выделении Рє уничтожению…»
  2. «РћР± уничтожении»
  3. Рё РґСЂ.

Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним.

Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, РЅР° основании которого Рё составляется акт. Форма – стандартная. Образец приведён РЅР° изображении ниже:

Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: РІ шапке слева указывается наименование организации, справа — «РЈРўР’ЕРЖДАЮ, Генеральный директор» Рё персональные данные руководящего лица. Ниже указывается дата утверждения. Затем (РїРѕРґ реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату Рё номер). Затем перечисляются входящие РІ экспертную РєРѕРјРёСЃСЃРёСЋ лица Рё присутствовавшие наблюдатели.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

  1. Порядковый номер в таблице
  2. Название дела или группы документов;
  3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
  4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
  6. Общее количество единиц на хранении;
  7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
  8. Примечания

РџСѓРЅРєС‚ «Р� того» СЃ указанием общего количества единиц для списания Рё периода выборки документации (например, 2001-2005 РіРѕРґ).

�нформация о председателе и членах комиссии.

Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.�.О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:

​

Полезное видео РїРѕ теме: 

Скачать документ с пустым бланком акта о выделении документов к уничтожению можно по этой ссылке.

Источник: https://paperdoc.ru/documents/act/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov

Акт об уничтожении документов — Отличный секретарь

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

Понравилась статья? Поделить с друзьями: