Как оформить официальное письмо образец

Содержание

Официальное письмо. Образец написания

Как оформить официальное письмо образец

Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк официального письма .docСкачать образец официального письма .doc

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

  1. одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
  2. письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
  3. при наличии печати у отправителя — проштамповано.

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

  • наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
  • ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
  • адрес (юридический и почтовый);
  • номер контактного телефона, номер факса и индекс;
  • на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
  • номер исходящего послания и дата его составления;
  • если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

  • гарантийными;
  • рекомендательными;
  • сопроводительными;
  • подтверждающими;
  • рекламационными;
  • инструкционными;
  • извещательными;
  • пригласительными и т.д.

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов.

В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные.

В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику.

Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

  • наименование организации-отправителя;
  • адрес организации;
  • контактный телефон (для связи);
  • должность и ФИО ее представителя;
  • суть послания;
  • подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы.

В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте.

Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

  • Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
  • Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Источник: https://assistentus.ru/forma/oficialnoe-pismo/

Оформляем письма по ГОСТу

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации.

Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению.

Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Правильное оформление писем – успех работы всей компании

Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами.

Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

Виды деловых писем

Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

Категория Виды писем
По теме 1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.
По цели 1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.
По выполняемым функциям 1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.2. Письма-ответы.
По признаку адресата 1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.
По форме отправления 1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.
По композиции 1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.
По структуре 1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

Подготовка и составление служебных писем

К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам.

Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ.

Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

Читайте также  Как оформить родовые деньги если не работаешь

подготовка и написание проекта текста;

согласование проекта и необходимое редактирование;

подписание руководителем;

регистрация исходящего письма;

Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании.

Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

Читать дальше

Структура служебного письма

Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

Обращение

Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения.

Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!».

Обращение пишется в середине строки.

Вводная часть

В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Основная часть

В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

Заключение

В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть.

Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями».

Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

Справка

При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

  • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
  • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
  • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
  • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

Оформление письма, образец:

Оформление писем по ГОСТу

Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

Источник: https://www.sekretariat.ru/oformlenie-pisem

Деловое письмо образец правильного составления

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

  Скачать образец делового письма (word)

Советуем вам ознакомиться с тем как правильно написать письмо-запрос, подробности смотрите тут.

Назначение и структура

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте.

Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером.

По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая.

Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

  1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
  2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
  3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
  4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
  5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

Топ 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

  1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
  2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
  3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
  4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
  5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

ситуация фраза
извещение Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотива На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьба Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждение Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложение Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
гарантии Гарантируем
отказ Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключение Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

Образцы 2019 года

Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

Извинения

Источник: https://2ann.ru/obrazec-napisaniya-delovogo-pisma/

Как написать официальное письмо в организацию?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Неотъемлемой частью делового документооборота компании является составление и получение официальных писем.

Выделяют несколько видов данных документов, оформляющихся в соответствии с определёнными требования, речь о которых пойдёт в этой статье.

Одним из способов обмена информацией делового характера считается оформление официального письма. Данные документы составляют существенную часть входящей и исходящей документации любой компании или организации.

Выделяют 3 типа писем:

  • личные;
  • полуофициальные (обычно о запросе получения какой-либо информации);
  • деловые (иными словами, официальные).

Последний тип является самым распространённым и многообразным. Текст официального письма должен быть составлен в соответствии с требованиями делового этикета.

В таких документах выражают приветствия по торжественному случаю, поздравления, пожелания, передают какую-либо информацию, касающуюся бизнеса и т. д. К примеру, благодарственные письма способствует укреплению партнёрских отношений между предприятиями или их сотрудниками.

Выделяют несколько видов официальных писем:

  • рекламные;
  • сопроводительные;
  • информационные;
  • гарантийные;
  • инструктивные;
  • претензионные;
  • коммерческие;
  • письма-оповещения;
  • письма-подтверждения;
  • письма с содержанием просьбы, ответа, запроса или напоминания о каком-то событии.

Допускается использование бумаги формата А5, однако большим доверием клиентов и контрагентов пользуется официальный бланк предприятия.

Условно содержание делового письма можно разделить на следующие части:

  • «шапка» (реквизиты предприятия);
  • дата написания;
  • цель обращения (основная суть письма);
  • заключение (краткое подведение итогов, требование, ожидание ответа на вопрос и т. д.);
  • сведения об отправителе и способ обратной связи;
  • приложения.

При деловой переписке важно соблюдать определённые правила и стиль общения, о которых пойдёт речь ниже.

Полезная статья: Что делать если коллекторы звонят на работу?

Реквизиты

Если обращение оформляется на фирменном бланке компании, повторно реквизиты указывать нет необходимости. Отправитель вправе дописать сайт организации, ФИО и номер телефона должностного лица, подготовившего текст документа.

Реквизиты, которые обычно указываются в письмах:

  • наименование компании;
  • код по ОКПО и/или ОКУД;
  • логотип организации (если предприятие государственное или муниципальное, указывается государственный герб);
  • почтовый, электронный и юридический адрес;
  • номера телефонов и факса;
  • банковские реквизиты;
  • сведения об адресате;
  • подпись отправителя.
Читайте также  Как правильно оформить расходный кассовый ордер образец

Дата написания

Документ считается действительным, если в нём указывается фактическая дата его оформления и последующего отправления адресату.

Цель обращения

В данной части текста необходимо указать мотивы для обращения в компанию.

Если причиной послужило какое-либо событие (например, вынесенное постановление суда или приобретение некачественного товара), в документе обязательна ссылка на данный фактор и обоснование своей позиции с помощью доказательств.

При необходимости отправитель приобщает к основному письму документальные подтверждения своей позиции.

Рекомендуется посвящать обращение всего одному вопросу. Это упрощает процесс обработки запроса и исполнение требований или просьбы, содержащихся в тексте документа.

Сведения об отправителе

Обычно персональные данные об отправителе указываются в «шапке» документа. В конце делового письма должна стоять подпись заявителя.

Обычно эта обязанность ложится на плечи руководителя предприятия, а при его отсутствии – уполномоченного должностного лица (к примеру, заместителя).

Если же обращение направляется по инициативе гражданина или ИП, в документе ставится личная подпись физического лица и его полные ФИО.

Приложения

Не являются обязательным дополнением письма, однако при необходимости приобщаются к документу на отдельных листах.

Советы, как правильно написать официальное письмо по образцу

Содержимое документа описывается простым и понятным языком, без использования грубых или некультурных выражений. Рекомендуется составлять текст объёмом, не превышающим одну страницу или лист (при заполнении с обеих сторон).

Основные черты таких писем:

  • информативность;
  • краткость.

Если с помощью делового письма вы желаете получить ответ на заданный вами вопрос, подтвердить ту или иную информацию, обязательно укажите в тексте способ обратной связи.

Кроме этого, для опровержения или удостоверения каких-либо сведений необходима ссылка на источник полученных вами данных, на основании которых вы обратились в организацию.

Любое сообщение должно отражать главную мысль и быть понятным адресату. Не рекомендуется исправлять какую-либо информацию в документе, помарки и поправки придают письму небрежность.

Лучше всего написать обращение заново на новом листе.

Чтобы ознакомиться с образцом бланка письма в организацию, рекомендуем скачать шаблон информационного, благодарственного и гарантийного обращения.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/documenty/oficialnoe-pismo-v-organizaciu/

Правила оформления писем по делопроизводству образец — СИЗ, нормы, инструкции

Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов.

С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами.

Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
  • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо.

Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок.

А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

При этом необходимо учесть следующие моменты:

  1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
  2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
  3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

  • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
  • полная информация об адресате;
  • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
  • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
  • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
  • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления

Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия.

6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.

Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.

Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
  2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата.

Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания».

Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности.

Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности.

Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
  2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
  4. Утверждение его руководителем.
  5. Окончательное оформление и подписание документа.
  6. Регистрация письма.
  7. Отправка корреспонденции получателю.
Читайте также  Как правильно оформить дарение доли в квартире

Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

  • для основного текста – 14;
  • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

  • интервал между строками – 1;
  • выравнивание текста производится «по ширине»;
  • переносы расставляются автоматически;
  • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.

30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом.

Он нужен для того, чтобы:

  1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
  2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
  3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
  4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-oformleniya-pisem-po-deloproizvodstvu-obrazets/

Делопроизводство. Оформление писем

Делопроизводство. Оформление писем.

Требования к письмам

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.

Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

  • ясность, чёткость, краткость изложения;
  • обоснованные аргументы, полнота информации;
  • доброжелательный, вежливый тон;
  • последовательность изложения материала;
  • нейтральный тон письма;
  • использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления.

Формы изложения текста

В переписке используются следующие формы изложения текста:

  • от первого лица единственного числа (прошу);
  • от первого лица множественного числа (просим);
  • от третьего лица единственного числа (организация просит);
  • от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003.

Виды писем

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

  • письма-просьбы;
  • письма-запросы;
  • письма-предложения;
  • сопроводительные письма;
  • письма-подтверждения;
  • письма-извещения;
  • письма-напоминания;
  • письма-рекламации;
  • письма-приглашения.

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.

Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

  • Просим оказать содействие…
  • Просим принять участие…
  • Прошу довести до сведения…
  • Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:

  • Просим представить…
  • Просим отразить следующие вопросы…
  • В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:

  • Прошу высказать Ваше мнение об участии…
  • Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
  • На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
  • Просим Вас выразить письменную поддержку…
  • Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

  • Направляем информацию…
  • Представляем на утверждение…
  • Посылаем литературу…
  • Высылаем план…

Гарантийное письмо.

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:

  • Оплату гарантируем…
  • Качество услуг гарантируем…
  • Профсоюзная организация гарантирует…

Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов.

Например: писем, факсов и т.д.

Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.

Письма-подтверждения начинают так:

  • Подтверждаем…
  • Профсоюзная организация подтверждает…
  • С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.

Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.

Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

  • Напоминаем, что…
  • Напоминаем Вам, что…

Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие данные:

  • основания для предъявления претензий;
  • доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
  • конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:

  • Просим принять участие…
  • Профсоюзный комитет приглашает…
  • Приглашаем…
  • Просим направить представителя…
  • Приглашаем Вас на семинар…

Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:

  • дублирование другого, уже стандартизированного документа;
  • указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
  • не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:

Т.П. Морозовой

Уважаемая Татьяна Петровна!

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Свердловского района.

Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужит дальнейшему укреплению вашей профсоюзной организации.

Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество.

Председатель                                                        О.Г. Софронова

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа.

Е.М. Ивановой

Уважаемая Елена Михайловна!

Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 05.03.2014 «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства» профсоюзным комитетом разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.

1.Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя первичной профсоюзной организации.

2.Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты и на факультеты.

3.Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Реальное будущее».

Просим извинить за задержку информации.

Председатель                                                                            Н.А. Налимова

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Председателям профбюро факультетов

Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения к5онференции трудового коллектива от 15.12.2014 « О выполнении коллективного договора за 2014 год» доклад председателя первичной профсоюзной организации опубликован в виде брошюры.

Профсоюзный комитет просить довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада.

Председатель                                                                       Е.Н. Белова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Правила оформления документов

Правила внутреннего трудового распорядка организации

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Программа вводного инструктажа. Изменения с 01.03.2017

Работающие за персональным компьютером не менее половины рабочего времени должны проходить мед осмотр

Источник: https://olgasofronova.ru/deloproizvodstvo-oformlenie-pisem.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: