Как оформить реестр передаваемых документов

Содержание

Как оформлять реестр

Как оформить реестр передаваемых документов

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Сохранность учредительных документов
  • Отчеты для госорганов и акционеров
  • Готовые шаблоны документов
  • Полномочия ГД вовремя продляются
  • Своевременность ОСА, ОСУ, СД
  • Контроль доверенностей и активов
  • Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
  • Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

    Порядок передачи документов по описи

    На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам.

    Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив.

    Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.
  • Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

    Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

    Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

    Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) .

    Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

    Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.

    Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

    Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.
  • Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

    К чему приводят неучтенные документы?

    Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

    Реестр передачи документов в электронном виде

    Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

    1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
      Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
    2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю:

    На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

    Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
  • Назначение

    Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

    Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

  • хранение документации;
  • Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

    Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

    Правила ведения

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

    • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
    • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
    • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
    • В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).Образец оформления реестра документов

    • учет;
    • передача либо выдача третьему лицу по требованию.
    • Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

      Правила оформления и составления

      В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

    • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
    • и структура

      Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

      Реестр документов – порядок применения и правила оформления

      Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

      Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

    • Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
    • На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
    • На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
    • Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

    Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  • Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
  • Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

    Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

    Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

    Преимущества использования

    В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа.

    Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

    Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

    На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

    Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

    Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

    Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

    Грамотное оформление реестра на документы в архиве

    Согласно действующему законодательству, каждый субъект хозяйствования должен регулярно сдавать вархив документы временного и постоянного хранения.

    Происходит это через год после того, как предприятие либо организация изымают дела из документооборота. Однако этого срока вполне достаточно для того, чтобы накопить огромное количество всевозможных бумаг, которые нуждаются в систематизации.

    С этой целью и создается реестр документов, представляющий собой разветвленный каталог с различными вариантами классификации материалов.

    С его помощью в любое удобное время без труда можно отыскать необходимый отчет либо контракт, банковскую проводку или же приказ.

    Существует три основных типа реестра документов – налоговый, управленческий и бухгалтерский.

    Бухгалтерская документация

    Каждый из них имеет свою специфику и особенности.

    К примеру, если речь идет о бухгалтерской документации, то ее, в первую очередь, необходимо классифицировать по назначению платежа и дате его осуществления.

    Налоговый реестр включает в себя разбивку документов по виду отчислений в бюджет и типу отчетности.

    Управленческая документация

    Источник: https://gsk-rada.ru/4376-kak-oformljat-reestr/

    Реестр документов – порядок применения и правила оформления

    В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

    На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

    В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

    Акт приема передачи документов

    Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому.

    Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами.

    Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

    Как правильно составить передаточный акт в 2019 году

    В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

    • Название свидетельства.
    • Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
    • Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
    • Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
    • Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

    Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

    Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

    1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
    2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
    • № п/п.
    • Наименование документа.
    • Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
    1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

    Особенности заполнения

    При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

    1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
    2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
    3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
    4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
    5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
    6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

    Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

    При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

    Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

    документа

    Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

    • Название, дата и место написания свидетельства передачи.
    • Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
    • Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
    • Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
    • Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
    • В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

    Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности.

    Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.

      При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

    Акт приема передачи документов другому лицу

    Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику.

    Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

    А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

    Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

    Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

    • Название свидетельства.
    • Дата подписания.
    • Место подписания.
    • Название передаваемых материалов в виде списка.
    • Число передаваемых материалов.
    • Ф.И.О. участвующих сторон.
    • Основание для оформления бланка.
    • Подписи сторон.
    • Печати.

    В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

    Требования к акту передачи документов другому лицу

    При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

    Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов.

    При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

    Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.

    ), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов.

    Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

    В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

    Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

    Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства.

    В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

    В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).

    Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

    Скачать примеры составления стандартного приемо-передаточного акта

    Источник: https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-dokumentov/

    Как сделать реестр документов в excel?

    Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.

    1. Ведение реестра документов
    2. Создание печатной формы
    3. Заполнение печатной формы

    Ведение реестра документов

    Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

    Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов.

    На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

    В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

    Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

    Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».

    Создание печатной формы

    Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel.

    Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

    В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

    Договор о материальной ответственности

    Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».

    Заполнение печатной формы

    Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР».

    Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

    Аргументы функции «ВПР»

    В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР('Печать ДМО'!G1;'Реестр ДМО'!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

    Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

    Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

    Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

    Отчет «Универсальный реестр документов» позволяет формировать реестры с произвольным набором группировок и произвольными настройками отборов.

    Отчет вызывается из пункта «Учет документов» — «Универсальный реестр документов» главного меню программы или с рабочего стола «Учет документов» по одноименной ссылке.

    Отбор, сортировка и группировка строк настраиваются на специальной панели, вызываемой по кнопке «Настройка».

    Отчет содержит в себе такие сведения документах, как дату и номер регистрации в организации, количество документов, сумму, размер и количество прикрепленных файлов, если таковые имеются.

    Новый документ можно зарегистрировать прямо из отчета, нажав на кнопку «Ввести документ» на верхней командной панели.

    Пример реестра документов представлен ниже:

    Универсальный реестр документов

    Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

    Для формирования отчета необходимо указать:

    • Период формирования реестра. Ограничивает собственную дату документов (может отличаться от даты регистрации). При открытии формы отчета устанавливается период «по умолчанию», равный текущему месяцу.
    • Организацию, для которой формируется реестр документов. По умолчанию значение реквизита соответствует основной организации, которая указана в персональных настройках пользователя.

    Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

    При формировании отчета пользователь может самостоятельно настроить группировки строк по аналитическим разрезам, аналогичным тем, что используются в отчете «Реестр документов по типам»: организация, подразделение, контрагент (или физ.лицо), договор контрагента, контактное лицо, тип документа, деловая классификация, гриф доступа, ответственное лицо, автор.

    Дополнительная информация по использованию отчета

    Как и в других отчетах по документам, расшифровкой универсального реестра является документ, зарегистрированный в системе.

    Отчет «Универсальный реестр документов» доступен пользователям с наборами прав «Учет документов» или полным набором прав.

    Создание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

     Списки для сортировки и заполнения

    Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.

    Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели.

    Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши.

    Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.

    Изменять параметры такого списка можно в меню списки, которое открывается в основных параметрах Excel. Находим кнопку «Изменить списки» и нажимаем ее.

    В появившемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новые. Для этого в окне «Элементы списка» нужно последовательно указать его части и «добавить» в списки.

    Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, предварительно выделив необходимый диапазон.

    Создание выпадающих списков

    Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.

    Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

    Чтобы пользоваться выпадающим списком нужно сначала этот список создать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем правильность написания его составляющих.

    Затем выделяем ячейку или несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое открывается по прохождении следующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.

    В этом окне выбираем тип данных — список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника.

    Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью.

    После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

    Создание выпадающего списка с источником на другом листе

    Использование списка-источника, расположенного на том же активном листе, не совсем удобно, поскольку можно «нечаянно» изменить его содержимое. Поэтому предпочтительнее этот список «спрятать»  на другом листе, а доступ к нему заблокировать.

    В этом случае, описанным выше способом не обойтись, так как при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на другой лист, чтобы выделить или определить диапазон ячеек исходного списка. В этом случае пользуются назначением имени первоначальному списку.

    Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.

    Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

    Как скрыть лист с источником списка

    Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения.

    Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение.

    Для того, чтобы спрятать  лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.

    Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.

    Источник: http://word-office.ru/kak-sdelat-reestr-dokumentov-v-excel.html

    Понравилась статья? Поделить с друзьями: