Как правильно сделать опись документов образец

Содержание

Архивная опись: образец и правила составления

Как правильно сделать опись документов образец

Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

Когда составляется опись архивных документов?

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях.

В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом.

В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации.

Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства.

Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов.

Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации.

На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

  • будут переданы на архивное хранение;
  • подлежат уничтожению и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению.

Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

архивной описи дел, ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей.

Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности.

Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

Рекомендуемые для использования формы описи для разных видов дел

Вид архивной описи Номер приложения к Правилам
дела постоянного хранения Приложение № 14
электронные документы, дела постоянного хранения (если они являются оригиналами) Приложение № 17
дела по личному составу Приложение № 15
электронные дела по личному составу Приложение № 18
дела временного срока хранения (более 10 лет) Приложение № 16
электронные дела временного срока хранения Приложение № 18

и порядок составления архивной описи в зависимости от ее вида регламентируются п. 4.32 Правил. В соответствии с требованиями этого регламента:

  • Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
  • Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
  • Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел.
  • Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
  • Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Перед тем, как дело, передаваемое на хранение, будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно.

Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о…», «договоры поставки…» и т.п.

) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

Вывод

Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив.

Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел.

архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211279-kak-sostavit-opis-del-18-m6

Образцы и бланки описей документов 2019 года

Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации.

Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов.

Рассмотрим ее подробнее.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  • Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  • Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  • Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев.

После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги.

Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

  • Титульный лист.
  • Наименование описи.
  • Оглавление.
  • Предисловие.
  • Опись.
  • Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  • Указатели.
  • Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  • Библиография.
  • Перечень используемых терминов.
  • Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Составление различных видов описи  

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах.

Предполагает внешнее или внутреннее использование.

Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд  

Если документ отправляется в суд, опись не требуется.

Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске.

Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Читайте также  Поездка в Азербайджан документы

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  • Наименование компании, ее адрес.
  • Исходящий номер.
  • Заголовок.
  • Список документом, указание номера каждого из них.
  • Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

  • Номер личного дела.
  • Название.
  • Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

  • ФИО получателя или наименование фирмы.
  • Стоимость.
  • Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах.

Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи.

В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией.

Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  • Закончился срок хранения.
  • Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения.

После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии.

Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации.

Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года.

В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием.

На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах.

Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Источник: https://assistentus.ru/forma/opis/

Как правильно составить опись документов образец — СИЗ, нормы, инструкции

Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг.

Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.

Для внутреннего пользования юридическими лицами

Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:

  • уставные и связанные с деятельностью юр. лица (протоколы собраний, заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
  • бухгалтерские документы (балансы, первичные учетные документы, журналы-ордера, кассовые книги);
  • кадровые документы (личные дела работников, трудовые книжки, книги приказов);
  • договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, аренды и т. п.)
  • входящая и исходящая корреспонденция и журналы ее учета;
  • производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
  • сертификаты и лицензии;
  • юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк этой бумаги и пример ее заполнения

Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:

  • Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет.
  • Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
  • Кадровые бумаги: личные карточки, счета работников, личные дела хранятся в течение 75 лет.

Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно.

Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная).

В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).

Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.

Заполнение подобной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

При передаче документов в архив

При ликвидации юридического лица оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.

Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения трудового стажа, который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными.

Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.

Документы передаются согласно описи, до ее составления работники архива разъясняют, какие документы подлежат передаче и как правильно оформлять перечень, по которому личные дела будут приниматься.

В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.

Для направления в государственные органы

Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС), Фонда социального страхования (ФСС) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.

https://www..com/watch?v=FR8qMPIHTrY

На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.

Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства.

Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью.

Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.

Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу.

Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.

Подобным образом поступают также миграционная служба, ГИБДД, МЧС и т. д.

При подаче заявления в полицию или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.

Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.

Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.

Для передачи другой организации

В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать.

В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/opis.html

Как сделать опись документов?

В процессе делопроизводства на предприятии может возникнуть необходимость в том, чтобы тот или иной сотрудник или менеджер сформировал опись документов. Каковы правила ее составления? Как сделать опись документов наиболее корректным образом?

Мы можем изучить данный вопрос в таких аспектах:

статьи

Начнем с первого пункта.

Общие требования к составлению описи

Составление описи документов — процедура, знакомая, вероятно, каждому опытному российскому документоведу, секретарю, специалисту по кадрам или, например, бухгалтеру.

Читайте также  Как оформить возврат товара поставщику документы образец

Однако в РФ есть очень немного официальных источников права, где прописывались бы критерии, которых следует придерживаться сотруднику предприятия при работе с источниками в соответствующем формате.

В основном это ведомственные правовые акты — такие как, например, Приказ ФМС России № 218 от 23 апреля 2013 года, в котором содержатся методические рекомендации по составлению описей дел (ознакомиться с ним можно здесь — http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70453442/#41).

Многие предприятия вырабатывают внутрикорпоративные критерии, часто несхожие с теми, что включены в правовые акты, подобные Приказу № 218 (это возможно, поскольку их юридическая сила распространяется только на конкретные ведомства).

Однако в практике российского документооборота все же сложился некий набор принципов и норм, придерживаться которых рекомендуется сотрудникам при составлении описей источников. Базируются они в значительной степени на документе, известном как «Основные правила работы архивов организаций». Он был одобрен Росархивом 6 февраля 2002 года.

Ознакомиться с ними в части критериев, касающихся составления описей, можно здесь — http://www.consultant.

ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Данный источник не носит характера закона, но активно задействуется на практике.

Его положения также часто дополняются рекомендациями экспертов в области документооборота.

Некоторые юристы, к слову, считают совокупность соответствующих норм ярким примером делового обычая.

Как правильно сделать опись документов в соответствии с отмеченным источником, что утвержден Росархивом, а также практическими рекомендациями экспертов? Желательно придерживаться приведенного алгоритма:

  • оформлять документ следует на фирменном бланке (если таковой отсутствует, нужно, чтобы на странице хотя бы отображалось название компании);
  • на странице описи должен быть заголовок, отражающий специфику документов, которые включаются в соответствующий перечень;
  • сведения об источниках, вносимых в опись, нужно оформлять в виде таблицы (в ее структуре должны присутствовать по меньшей мере такие столбцы, как порядковый номер, название документа и количество листов, а при необходимости — крайние даты, срок хранения, примечания);
  • ниже таблицы следует отражать информацию о количестве единичных документов или групп таковых (например, дел), которые вносятся в опись;
  • соответствующий лист с перечнем источников должен быть заверен подписями директора фирмы, а также специалистов, отвечающих за корректность его составления, — например, начальника отдела кадров;
  • необходимо зафиксировать дату составления описи;
  • допустимость проставления литерных номеров (содержащих букву справа от цифры порядкового номера, совпадающей с той, что относится к предыдущему документу по списку, — ставятся при невозможности определить фактический порядковый номер текущего источника) следует согласовывать с вышестоящими структурами — например, если речь идет о документообороте в государственном ведомстве.

Источник: http://rossiz.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-dokumentov-obrazets/

Правильно составлять опись передаваемых документов. Как правильно составлять. KakPravilno-Sdelat.ru

В процессе делопроизводства на предприятии может возникнуть необходимость в том, чтобы тот или иной сотрудник или менеджер сформировал опись документов. Каковы правила ее составления? Как сделать опись документов наиболее корректным образом?

Мы можем изучить данный вопрос в таких аспектах:

Разновидности описей

Итак, теоретический аспект составления описей мы исследовали. Изучим теперь некоторые практические примеры формирования документов.

В практике российского делопроизводства можно условно выделить 3 типа описей:

  • сопроводительную (используется при передаче документов из одной организации в другую);
  • внутреннюю (включает подробные сведения о документах, объединенных в группу — например, в одно дело);
  • архивную (предполагает передачу комплекта документов или их групп — как вариант, дел — в архив организации).

Изучим их специфику.

Образец заполненной сопроводительной описи может выглядеть так:

Рассматриваемый документ дополняет, таким образом, источники, которые направляются работодателем в ПФР и включают сведения о суммах выплат, награждений и взносов.

Форма внутренней описи может выглядеть так:

Предполагается, что в ней будут представлены подробные сведения о каждом документе, включенном в группу источников, которые объединены по какому-либо признаку.

Форма архивной описи может выглядеть так:

В принципе, ее структура может быть очень схожей с той, что характеризует внутреннюю опись.

Однако в рассматриваемый документ, как правило, допускается включение групп источников — например, дел.

Во внутренней описи, в свою очередь, предполагается предельная конкретизация документов.

Как правильно составить опись документов — образец?

Опись документов — образецее имеет самое широкое применение.

С одной стороны, позволяет подтвердить передачу документов той или иной инстанции, с другой — образец описи документов поможет систематизировать большой объем бумаг, передаваемых в архив.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. При этом в соответствии с порядком ведения бухгалтерского, налогового или кадрового учета сроки хранения различных документов могут быть неодинаковыми.

Соблюдение таких сроков обязательно, что не позволяет утилизировать документы ранее предусмотренного для этого времени.

В связи с этим большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций.

При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • название документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Как выглядит опись документов для отправки по почте?

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам Почты России .

Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно.

Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП Почта России Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений от 17.05. № 114-п).

Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Скачать образец описи документов для почты

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье Расторжение трудового договора по инициативе работника .

Итоги

Образец описи документов. приведенный в этой статье, поможет вам избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери.

Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Опись документов. Виды и правила ее составления

Термин опись хорошо знаком не только офисным работникам, но и специалистам других отраслей и структур. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах.

Организация работы в архиве

После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами.

Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве.

Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу.

Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы.

Если же в штатном расписании компании нет такой единицы, то работу выполняют специалисты отдела кадров под руководством служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.

Комплект документов для работы

Иногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов.

Взять, к примеру, ситуацию, когда для строительства объекта объявлен конкурс между участниками на право заключения договора подряда.

Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого разного характера: коммерческое предложение, разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и иные документы.

Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии. Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации.

Это своего рода список или ведомость. Такая бумага обычно составляется по определенному образцу. Все предельно просто. В верхней части листа по центру пишется название Опись документов . Чуть ниже разъясняется, куда и от какой организации они предоставлены. Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов:

  1. Номер по порядку.
  2. Наименование документа.
  3. Страницы в документе с__ и по__.
  4. Количество страниц в документе
Читайте также  Документ подтверждающий статус беженца

Заканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Это позволяет предотвратить утерю или возможную подмену бумаг, предоставленных на рассмотрение.

Оформление дел

При правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация производится в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также с учетом общепринятых правил:

  1. Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего характера возможно объединение в одном деле служебной документации за несколько лет.
  2. Размещение бумаг производится сверху вниз.
  3. Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. Нумерацию следует производить простым карандашом в верхнем правом углу.
  4. При необходимости составляется внутренняя опись документов за подписью специалиста, который ее составил.
  5. Бумаги прошиваются.
  6. Составляется лист-заверитель.
  7. Для каждого дела оформляется обложка установленного образца. На ней указывается полное наименование предприятия и конкретного подразделения. Далее идет специальный цифровой индекс, соответствующий номенклатуре. После этого указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения.

Почтовое отправление

При отправке некоторых посылок, бандеролей или ценных писем вместе с содержимым отправляется опись документов. Бланк ее можно взять в любом отделении связи.

Он выполняется по форме № 107 и представляет собой своего рода документ, в котором содержится подробная информация о количестве и ценности содержимого. Вопрос цены решает сам отправитель.

Если он считает, что какой-либо документ не представляет особой ценности, то в соответствующей графе бланка ставится прочерк. Опись вкладывается в конверт или упаковку непосредственно на почте.

Работник отделения проверяет правильность оформления и заверяет бланк печатью. Опись положено составлять в двух экземплярах. Один отправляется вместе с документами, а другой обязательно остается у владельца посылки.

Это делается для того, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации была возможность подтвердить каждую единицу вложения. После этого конверт (посылка или бандероль) опечатывается и отправляется адресату.

Источники: http://thedifference.ru/kak-sdelat-opis-dokumentov/, http://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/kak_pravilno_sostavit_opis_dokumentov_obrazec/, http://.ru/article/140783/opis-dokumentov-vidyi-i-pravila-ee-sostavleniya

Комментариев пока нет!

Источник: https://www.kak-sdelatpravilno.ru/kak-pravilno-sostavljat/pravilno-sostavljat-opis-peredavaemyh-dokumentov.html

Как составить опись документов — Отличный секретарь

Опись – это основной учетный документ в архиве компании.

По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами.

В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые Правила работы архивов.

Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей.

Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»). 

Школа Отличного секретаря:

видеоурок Экспертиза ценности документов

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ.

Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

  • опись дел постоянного хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • опись электронных дел, документов постоянного хранения;
  • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов.

Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая сдаточная опись. Второй вариант ее названия –  опись дел структурного подразделения.

Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль акта приема-передачи.

Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения, то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

 «То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

  • разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
  • разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
  • отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п.

Это и называется годовым разделом описи дел.

В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить.

Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив.

Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора.

Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: предисловие к описи дел, титульный лист, возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск). Хранение электронных документов подробно рассматривается в статье по ссылке.

Опись дел постоянного хранения

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 82 kB

Опись дел по личному составу

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 85 kB

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 77 kB

Опись электронных дел, документов постоянного хранения + приложение

Скачать форму, docx, 16 kB

Скачать образец, pdf, 88 kB

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение

Скачать форму, docx, 16 kB

Скачать образец, pdf, 79 kB

Image by ddpavumba // www.freedigitalphotos.net

архив, документы по личному составу, описи, хранение

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4829

Понравилась статья? Поделить с друзьями: