Как правильно составить реестр документов образец

Как составить реестр документов | Сделай все сам

Как правильно составить реестр документов образец

Документы – неотделимая часть всякого делопроизводства на предприятии либо в организации, вне зависимости от того, частная она либо государственная.

Документы заполняются, сортируются, отправляются, принимаются и т.д.

В случае если документов несколько, легко нужно составлять реестр – это не только упростит работу делопроизводителей и других категорий работников (экономисты, бухгалтеры и т.д.), но и работников других организаций, в случае если ими принимаются отправляемые вами документы.

Инструкция

1. Соберите нужные документы одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.).

Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы начальника организации, распоряжения руководителей отдела и т.

п.).

2.

Сформируйте папки для хранения теснее разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись всей папки. Присвойте им инвентарный номер.

3. Сделайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, поделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью.

При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, дабы не доводилось по той либо другой причине всякий раз вновь и вновь открывать сам документ и постигать его.

Так, к примеру, реестрдокументов , подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, название, оглавление документа, сумма и отметка о возвращении документа.

4. В свою очередь, реестрдокументов акционеров ОАО, ЗАО и т.д.

должен включать нужные данные для идентификации всех зарегистрированных в реестр е лиц, фиксации их прав на акции, о приобретении прибылей по акциям зарегистрированных в реестр е лиц, сбор данных обо всех обладателях акций, а также информацию о приобретении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.

5. Следует знать, что при составлении реестр а документов для вашего комфорта и быстроты поиска в дальнейшем, нужно вести все записи в хронологическом порядке.

6.

Только в том случае, если реестрдокументов будет составлен правильно, вам не потребуется тратить лишнее время на искания, вы сумеете стремительно и легко разыскать необходимую бумагу, отправить необходимый запрос либо уведомление и примитивно высококачественно исполнять свою работу.

РеестрЗАО – данные о членах акционерного общества и их правах в отношении акций этого социума, которые являются дорогими бумагами.

Всякое ЗАО , даже если в состав его членов входит каждого лишь один человек, обязано обеспечить ведение и хранение реестра акционеров в соответствии со ст.

Читайте также  Какие учредительные документы нужны для заключения договора

22 Федерального закона «Об акционерных обществах».

Как составить реестр документов для налоговой образец

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем.

Налоговая служба имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов.

Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе.

В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью.

Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….».

[/su_box]

В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

[/su_box]

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика.

Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст.

126 Налогового кодекса РФ.

Сопроводительное письмо в налоговую

Сопроводительное письмо в налоговую — это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

  • Высылаем Вам…
  • Направляем Вам…
  • Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

Опись документов для налоговой в 2018 (образец)

Опись документов необходима для представления в налоговую инспекцию при камеральных, встречных проверках, когда на организацию поступает требование, на которое необходимо ответить. Разберем как составлять и подавать в 2018 году.

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем.

Налоговая служба имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов.

Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе. Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе.

Читайте также  Приказ на подписание первичных документов образец

Опись составляется для того, чтобы максимально полно изложить в ней перечень документов, который мы предоставляем по проверке.

Чтобы можно было в случае возникновения спорных ситуаций доказать, что тот или иной документ уже был предоставлен.

В связи с чем ее необходимо составить в двух экземплярах и один с отметкой о принятии хранить у себя в документах.

Правила оформления и структура

В правом верхнем углу по обще принятым правилам пишем куда и на имя кого направляется опись, обычно это начальник налоговой инспекции вашего района.

Если вы направляете документы по почте, то вместе с описью документов составьте опись вложения, которая содержит общий перечень, а первая полностью подробно излагает и описывает каждый документ.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….».

[/su_box]

В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

[/su_box]

Источник: http://amvtrade.ru/info/opis-dokumentov-v-nalogovuju-po-trebovaniju/

Опись и учет передачи документов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Источник: https://sroorgru.com/kak-sostavit-reestr-dokumentov-dlya-nalogovoy-obrazets/

Опись документов

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ.

Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе.

Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации.

В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков.

Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же».

Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа.

Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны.

Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

  1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
  2. Индекс документа.

    В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».

  3. Дата документа.

    Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.

  4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
  5. Номера листов.
  6. Примечание.

    Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.

  7. Итоговая запись, содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи.

    Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел.

Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

  • Указание порядкового номера дела.
  • Индекс дела согласно номенклатуре.
  • Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
  • Крайние даты дела.
  • Число листов в деле.
  • Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Скачать бланк сдаточной описи
Скачать пример заполнения сдаточной описи

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Скачать бланк описи дел постоянного хранения
Скачать пример заполнения описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения.

Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров.

Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Скачать бланк описи дел по личному составу

Скачать бланк описи дел по личному составу
Скачать пример заполнения описи дел по личному составу

Источник: http://www.adok.ru/zakonodatelnaya-baza/opis-dokumentov.php

Понравилась статья? Поделить с друзьями: