Как составить опись документов для передачи образец

Содержание

Архивная опись: образец и правила составления

Как составить опись документов для передачи образец

Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

Когда составляется опись архивных документов?

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях.

В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом.

В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации.

Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства.

Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов.

Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации.

На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

  • будут переданы на архивное хранение;
  • подлежат уничтожению и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению.

Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

архивной описи дел, ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей.

Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности.

Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

Рекомендуемые для использования формы описи для разных видов дел

Вид архивной описи Номер приложения к Правилам
дела постоянного хранения Приложение № 14
электронные документы, дела постоянного хранения (если они являются оригиналами) Приложение № 17
дела по личному составу Приложение № 15
электронные дела по личному составу Приложение № 18
дела временного срока хранения (более 10 лет) Приложение № 16
электронные дела временного срока хранения Приложение № 18

и порядок составления архивной описи в зависимости от ее вида регламентируются п. 4.32 Правил. В соответствии с требованиями этого регламента:

  • Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
  • Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
  • Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел.
  • Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
  • Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

Перед тем, как дело, передаваемое на хранение, будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно.

Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о…», «договоры поставки…» и т.п.

) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

Вывод

Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив.

Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел.

архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211279-kak-sostavit-opis-del-18-m6

Опись бухгалтерских документов для передачи другой организации образец скачать

В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Оформление листа-заверителя дела Вкладывается после последнего документа.

Составление описи Составляется сам документ Окончательный переплет дела Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело.
Это необходимо для предохранения ниток от истирания.
При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале.
При составлении сдаточной описи необходимо указать:

  • номер, присваиваемый каждому делу;
  • индекс тома или части;
  • заголовки каждого тома или части;
  • количество листов в каждом томе;
  • необходимый срок хранения.

В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.

Опись и учет передачи документов

Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.
Опись играет важную роль в организации документооборота.

Внимание

Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери.

В дальнейшем потребуется их восстанавливать. Нередко опись документов приходится составлять:

  • кадровым работникам;
  • бухгалтерам;
  • сотрудникам государственных органов.

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом.

Важно

Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери.

Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами.

Читайте также  Документы для дачной амнистии чтобы зарегистрировать дом

Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг.

Акт приёма-передачи документов

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец

  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Акт приема-передачи документов

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие.

Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации.
В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ.

Опись документов

Акт приема-передачи дел – документ, передающийся от одного лица к другому, в котором содержится перечень документов, отображающих финансовое состояние предприятия.

Составление данного документа необходимо во избежание споров и разногласий, которые могут возникнуть в будущем.

Лицами, заинтересованными в составлении данного документа является руководитель предприятия, бухгалтер, который принял решение об увольнении, а так же вновь прибывший бухгалтер, который принимает дела предприятия.

В связи с тем, что данный документ не имеет унифицированной формы, составлять его следует в простой форме на стандартном листе формата А4 в электронной форме.

Опись документов — составляем образец

Чтобы зафиксировать перечень бумаг, переданных в другую организацию или в архив, составляется опись документов.

При необходимости этот список может служить подтверждением того, что они действительно были отправлены.

Шаблон оформляется в виде таблицы, где приведены наименования и реквизиты переданных бумаг.

В конце статьи можно скачать образец.

  • 1 Как составляется опись для почты
  • 2 Чем отличается шаблон для архива
  • 3 Почему важно учитывать переданные документы

Как составляется опись для почты Немало организаций для передачи отчетности в налоговую службу и другие учреждения пользуется услугами почты.

При отправке заполненных форм таким образом составляется опись вложения. Заполняется она в двух экземплярах, а получить листы можно в каждом почтовом отделении. Важно! Шаблон для описи вложения утвержден законодательно, используется форма №107.

Опись документов: бланк 

→ Образцы документов → Акты → Акт приема-передачи документов

  1. Как составить акт приема-передачи документов
  2. Скачать

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Бланкер.ру

Какие документы нужны для получения детского пособия? Читайте в нашем материале.

Здесь вы узнаете, какие документы предоставить при приеме на работу.

Что нужно для открытия расчетного счета? Об этом написано здесь.

Для направления в государственные органы Составление описи это обязательное требование при отправке документов в различные государственные и муниципальные структуры. Опись должна быть заверена подписью и печатью организации-составителя.

Источник: http://zakon52.ru/opis-buhgalterskih-dokumentov-dlya-peredachi-drugoj-organizatsii-obrazets-skachat/

Опись документов для передачи другой организации образец

Каждое предприятие или организация ведет достаточно объемный документооборот. Это различные договоры, контракты, внутренние распоряжения и приказы, бухгалтерские и кадровые документы.

Для того чтобы наладить грамотный учет документации и поставить на должный уровень делопроизводство, необходимо составлять описи документов.

При этом каждое подразделение компании оптимизирует и создает свой учет документооборота.

Что необходимо вносить в бланк описи

Опись представляет собой таблицу, состоящую из трех-четырех колонок. В шапке документа указывается название описи и подразделение предприятия, которое эту опись составляет. В самой таблице заполняются следующие колонки:

  • номер по порядку;
  • наименование документов;
  • количество страниц в них.

Бывают случаи, когда добавляется четвертая колонка.

Например, при составлении описи документов для участия в тендере на выполнение строительных, монтажных или иных работ, в четвертой колонке нужно отмечать степень важности и необходимости того или иного документа. Также в эту графу можно вносить различные примечания.

В конце описи ставится дата ее составления, ФИО, должность и подпись сотрудника, составившего опись. В случаях, когда опись составляется при приеме-передаче дел, свои подписи ставят два сотрудника – тот, который дела сдает и тот, который их принимает.

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие.

Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами.

Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации.

В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ.

В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

  • название документа;
  • текущая дата составления документа;
  • место составления документа;
  • полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
  • наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
  • полное название предприятия, которому адресован документ;
  • наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
  • перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
  • присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
  • подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
  • оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале.

Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах.

Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах.

Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.

Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников.

В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Читайте также  Налоговый вычет на учебу список документов

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.

), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Внимание, только СЕГОДНЯ!
Загрузка…

Источник: http://amvtrade.ru/info/kompyyutery/opis-dokumentov-dlja-peredachi-drugoj-organizacii/

Опись документов для передачи в налоговую (образец)

О том, как подать в налоговые органы декларацию о доходах и оформить опись документов в налоговую к 3-НДФЛ, мы уже рассказывали в одной из наших статей. Незатронутой осталась тема формирования пакета документов и сопровождающего документа – описи, для последующей передачи документов, запрашиваемых ИФНС.

Передавая запрашиваемые документы налогоплательщик (компания или ИП) должен приложить к пакету документов опись документов в налоговую, образец которой, не всегда может отвечать установленным требованиям. О том, как правильно составить опись вложения в налоговую, каким должно быть ее содержание, расскажем в этой статье.

Опись документов в налоговую: бланк

При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).

Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным.

Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.

В то же время, предусмотренная возможность составлять сопровождающий реестр в свободной форме, не означает, что к его содержанию законодательство не предъявляет никаких требований.

Наличие описи (реестра) для передачи документов в налоговую регламентируют ряд нормативных актов, в числе которых Приложение № 18 к Приказу ФНС РФ№ ММВ-7-2/628@ от 07.11.

2018 года «Об утверждении форм документов…». Данным приказом в составе документов, передаваемых в ИФНС регламентировано наличие сопроводительной описи.

Это может быть отдельно прилагаемый бланк описи документов в налоговую или опись, приведенная в тексте сопроводительного письма.

Составляем опись документов в налоговую

Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.

Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них. В этих случаях правильно составленная опись в налоговую поможет избежать ответственности за непредоставление необходимых документов и начисления штрафных санкций.

Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:

  • исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;
  • в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);
  • наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;
  • преамбула;
  • перечень документов с указанием числа листов в сшивке;
  • указание на общее количество листов;
  • подпись руководителя;
  • дата составления, печать (при наличии).

Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов. Рассмотрим их более подробно.

Преамбула – часть текста, в которой налогоплательщик указывает на требование ФНС, согласно которому предоставляется данный пакет документов.

Перечень документов – основной раздел описи. При его формировании следует указывать:

  • порядковые номера позиций описи;
  • наименование документов, в ней перечисленных;
  • формат каждого документа – (оригинал, ксерокопия, заверенная копия);
  • регистрационные данные документа (при наличии – собственный номер, исходящий номер, и проч.);
  • количество листов по каждому из документов;
  • общее количество приложений и листов.

Опись документов в налоговую составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с пакетом подтверждающих документов в налоговые органы, в второй экземпляр, на котором специалист ИФНС должен проставить дату принятия документов к рассмотрению и регистрационный входящий номер – хранится у налогоплательщика.

При отправке пакета документов почтой (ценным письмом), также составляется сопроводительная опись письма в налоговую, на которой количество и номенклатура вложений подтверждается подписью почтового оператора.

Источник: https://spmag.ru/articles/opis-dokumentov-dlya-peredachi-v-nalogovuyu-obrazec

Опись передачи документов образец

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ.

Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе.

Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации.

В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков.

Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же».

Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа.

Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны.

Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

  1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
  2. Индекс документа.

    В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».

  3. Дата документа.

    Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.

  4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
  5. Номера листов.
  6. Примечание.

    Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.

  7. Итоговая запись, содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи.

    Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел.

Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

  • Указание порядкового номера дела.
  • Индекс дела согласно номенклатуре.
  • Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
  • Крайние даты дела.
  • Число листов в деле.
  • Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Скачать бланк сдаточной описи
Скачать пример заполнения сдаточной описи

Особенности описи дел постоянного хранения

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Скачать бланк описи дел постоянного хранения
Скачать пример заполнения описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения.

Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров.

Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Скачать бланк описи дел по личному составу

Скачать бланк описи дел по личному составу
Скачать пример заполнения описи дел по личному составу

Источник: https://warmedia.ru/%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B0%D1%87%D0%B8-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.

Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства.

Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью.

Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц. Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:

  • входящей и исходящей документации (письма, требования, просьбы);
  • кадровых документов (распоряжения, приказы);
  • различных протоколов (протоколы собраний учредителей, совета директоров, протоколы собраний работников, совещаний);
  • приказов и распоряжений в рамках основной деятельности предприятия;
  • лицензий и сертификатов.

Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.
[info]Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия.[/info]

Опись передаваемых документов образец бланк

[important]Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой.

[/important] Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.

Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Опись документов: правила использования и оформления

Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.

[attention]В каких случаях производится передача документов Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто. [/attention] Причины могут быть следующие

  • отмеченная выше передача на хранение в архив;
  • передача бумаг в проверяющие органы по запросам;
  • предоставление клиентам или контрагентам.

Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.

Какие сведения указываются в описи Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности.

Как правильно составить опись передаваемых документов?

Этот документ остается в Фонде пенсионного страхования.

Дополнительно к документу на предприятиях ведутся журналы, в которых отражается передвижение документов и данные описи.

Это своего рода реестры, по которым любой выход документа за пределы предприятия можно отследить. В описи следует отразить

  • дату подготовки документа;
  • наименование бумаги и место, где она была составлена;
  • перечень документов, которые подлежат передаче;
  • тип документов, бумаги могут быть как оригинальные, так и копии, это необходимо отразить;
  • направление передачи бумаг, наименование юридического лица, ФИО физических лиц-участников, наименование госоргана
  • причину передачи бумаг
  • документ должен быть подписан ответственными лицами, а также заверен их подписями.

Сама опись не является подтверждением факта передачи.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.

Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде.

Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится.

Хотя положительные тенденции уже наметились. Среди них можно выделить

  • договора с контрагентами;
  • платежные документы;
  • формы бухгалтерского учета;
  • кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.

Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается.

Другая часть документов должна храниться достаточно долго. В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов.

Как правильно составить опись документов — образец?

Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Итоги Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись.

Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери.

Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

Для внутреннего пользования юридическими лицами и особенности описи Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности.

В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. е. по видам дел).

Источник: http://jurist-company.com/kak-sostavit-opis-dokumentov-dlya-peredachi-v-drugoe-predpriyatie/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: