Приказ о хранении документов в организации образец

Содержание

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Приказ о хранении документов в организации образец

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям.

Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц.

Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях.

Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4 Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях Показать Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Приказ на ответственное хранение образец бланк

Внимание

Учет печатей и штампов Все печати и штампы организации подлежат учету.

Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале.

Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным.

Важно

Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой.

Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

Приказ об ответственном хранении документов и печатей

Что такое печать и что такое штамп?Нормативная база Согласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу». Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.

30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

Печати и штампы в организации

Общие положения Настоящий Порядок регламентирует изготовление, учет, хранение, использование и уничтожения печатей и штампов в Обществе.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты производственной и финансово-хозяйственной деятельности, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. Общество использует следующие печати и штампы: •Круглая печать Общества — ставится на документах Общества, подписанных генеральным директором или лицами, обладающими правом подписания соответствующих документов по доверенности.

Представляет собой круглую печать, содержащую полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения и основной государственный регистрационный номер (ОГРН), ИНН.

Все дополнительные экземпляры, а также печати и штампы, в которых нет необходимости у филиала или Общества (печати и штампы ликвидированных структурных подразделений, неактуальные, другие) должны быть переданы секретарю комиссии в АУП в установленном порядке. Для учета всех печатей и штампов Общества заместитель генерального директора по экономике и финансам ведет «Журнал учета печатей и штампов в ПАО «Альфа» (далее — Журнал) по всем правилам ведения документов строгой отчетности, каждый лист которого нумеруется, Журнал прошнуровывается, скрепляется печатью Общества и подписью генерального директора, хранится в запираемом несгораемом сейфе (шкафу). Журнал учета печатей Общества и всех его филиалов включается в номенклатуру дел, книг и журналов Общества.

Получить полный текст Оттиск вспомогательной печати отдела оборудования и материально-технического обеспечения проставляется на следующие виды документов: •требования-накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей в Обществе; •товарные накладные ТОРГ-12 от поставщиков (только в АУП); Оттиск печати кассира проставляется на следующие виды документов: •конверт с дубликатом ключей от кассы Общества; •другие документы в случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами действующего законодательства РФ и внутренними регламентами Общества. Оттиск углового штампа проставляется на следующие виды документов: •исходящие документы, требующие регистрации в соответствующих журналах; •справки, выдаваемые по запросам различных служб и органов. Пример 7 Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.» Показать Пример 8 Проставление оттиска печати в специально отведенном поле Показать Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми.

На время отсутствия указанного лица (болезнь, отпуск, командировка, другие причины) временная передача печати осуществляется по отдельному распоряжению генерального директора указанному в нем ответственному лицу под расписку с соответствующей записью в Журнале. Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования вспомогательной печати Общества является начальник управления материально-технического обеспечения. Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования печати кассира Общества является кассир.

Получить полный текст Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования печати филиала является директор филиала.Общество с ограниченной ответственностью «В» ПРИКАЗ 01.10.2012 N 33 г.

Минск О назначении лица, ответственного за учет и хранение исполнительных документов В целях совершенствования организации документооборота в ООО «В» и обеспечения надлежащего учета и хранения исполнительных документов НАЗНАЧИТЬ: Павлову Римму Михайловну, бухгалтера, ответственной за: — учет и хранение исполнительных документов по взысканию алиментов, соглашений об уплате алиментов и заявлений работников об удержании алиментов, об изменении их размера или о прекращении взыскания алиментов, переданных в ООО «В»; — уведомление соответствующих органов и лиц о поступлении исполнительного документа, о совмещаемой должником работе и других дополнительных доходах, а также об его увольнении.

Читайте также  Документы для трудоустройства на работу ТК РФ

Акт вместе с заключением центральной комиссии и всеми имеющимися материалами является приложением к Журналу, регистрируется в нем, утверждается генеральным директором Общества. Лица, ответственные за учет, хранение и использование печатей в Обществе и филиалах должны быть ознакомлены с Порядком и приказами о назначении под подпись и несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. Неправомерное использование печатей или штампов, а также использование печатей или штампов, не предусмотренных настоящим Порядком, влечет недействительность документа с оттиском такой печати или штампа.

5. Ответственность Все работники и структурные подразделения несут ответственность за качество и своевременность выполнения настоящего Положения. Служба делопроизводства обеспечивает ознакомление всех причастных работников с содержанием ст.

Обычно приказом руководителя на ответственное хранение коллектив, имеющий отношение к такому действию, ставится в известность о факте заключения договора ответственного хранения, указываются необходимые для осуществления операции по хранению действия, назначается сотрудник, который лично уполномочен координировать действия по надлежащей сохранности предмета. Этот же сотрудник несёт личную ответственность за порчу вещи. Обычно обязанность по сохранности предметов на ответственном хранении возлагается на лиц, которые по должностным обязанностям и так имеют отношение к хранению материальных ценностей (кладовщик, завхоз и т.д.).

Внутренний приказ подписывается руководителем и доводится до всех причастных, обозначенных в данном документе под роспись.

Источник: http://24-advokat.ru/prikaz-o-hranenii-i-vydache-originalov-dokumentov-v-organizatsii-obrazets/

Приказ о сроках хранения документов в организации образец. Приказ о сроках хранения документов в организации образец

ДокументПриказ о сроках хранения документов в организации образец

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения.

Сборник образцов приказов. СРОКИ Хранения Документов в Организации, бухгалтерский документ. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной.

Сроки хранения электрических документов регистров инсталлируются в том же порядке, что и для. Образец приказа о хранении документов в архиве. Приказ о хранении документов в организации образец.

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в. Уничтожение их считается простым процессом, причем все документы, у которых заканчивается срок хранения.

Стоит отметить, что за несоблюдение сроков хранения документов бухгалтерского учета в организации. Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от.

Надо отметить, что сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации. Образец приказа о хранении документов в организации. Сохранность документов В документах приказ комиссию в составе, С.

Об уничтожении документов, не подлежащих хранению В. Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Приведем пример приказа о создании экспертной.

Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу это бумага. Информация о сроках хранения документов. Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов.

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания. При регистрации создается запись, содержащая учетную информацию о документе и тем самым фиксирующая факт.

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов образец по.

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная. Правила и сроки хранения приказов в 2016 году.

Приказ о создании экспертной комиссии. Когда составляется приказ о хранении документов в организации. Образец Приказа об организации хранения документов предприятия. Уточнены положения, устанавливающие сроки хранения документов, связанных со.

Однократная или двукратная туристическая виза и виза для частного визита выдается на срок до 30 дней. Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной. Образцы дефектной ведомости для учреждения на ремонт.

Приказ О Хранении Документов В Организации Образец.Приказы о командировании. Она должна храниться в компаниях не меньше пяти. Приказ на уничтожение документов с истекшим сроком хранения образец.

Сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации. Образец приказ о хранении документов в организации. Как правильно заверить копию трудовой книжки образец.

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Сроки хранения документов в организации Лариса Редина. Он необходим не только для определения сроков хранения образующихся в деятельности организации документов. В целях организации работы по установлению сроков хранения документов. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа. Приказом Минкультуры РФ от г. Однако в этом правиле есть исключение приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения

» frameborder=»0″ allowfullscreen> Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году, какими нормативными. На странице представлен образец бланка документа Сроки хранения основных. Перечень типовых управленческих. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после. Образец Приказа О Сроках Сдачи Документов В Бухгалтерию. Федеральный портал проектов приказ о сроках и месте хранения первичных документов в организации образец нормативных правовых актов. После приказ о хранении документов в организации эталон предельного срока хранения.

blog.invamama.ru

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено.

Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов.

Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за архив .docСкачать образец приказа о назначении ответственного за архив .doc

Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться.

Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура.

Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).

Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.

Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
  • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
Читайте также  Как оформить военную ипотеку документы

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

  1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
  2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
  3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
  4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

assistentus.ru

О том, какие существуют правила хранения основных видов приказов и на какой срок они должны храниться в организации, вы сможете подробно узнать в этой статье.

Приказы в организации

Во многих коммерческих и некоммерческих организациях есть различные виды документов, но в данной статье речь пойдет именно о приказе, как об очень важном документе и неотъемлемом компоненте в работе любой компании. Приказом принято считать документ, который составляется руководителем организации для решений каких-либо задач и поставленных целей по деятельности персонала и компании в целом.

Всего выделяют две разновидности приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется.

Таким образом, основные виды приказов могут ограничиваться следующим списком:

  • по основной деятельности; 
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Принципы и сроки хранения приказов в организации

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению.

Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов.

Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше. Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения. 

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить. 

Итак, остановимся на правилах хранения всех трех видов данного нормативного акта. 

Источник: https://legion-development.ru/dokument/prikaz-o-srokah-hraneniya-dokumentov-v-organizacii-obrazec.html

Приказ о хранении документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Кто составляет приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Как хранить приложения к приказам?

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Когда составляется приказ о хранении документов в организации

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=Jb7Xh2r4KJc

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских.

Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

приказа о хранении документов в 2017 году

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии.

Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии.

В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.
Читайте также  Как составить акт приема передачи документов образец

Хранение электронной почты

Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Образец приказа о хранении документов

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме.

Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе.

Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

Передача документов на хранение в архив организации

ООО «РИТМ»

г. Москва                                                                                                  «_17_» октября 2016 г.

О хранении документов

В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочивания оперативного и архивного хранения документации, –

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Ритм» делопроизводителя Иванову И.И.

2. Поручить Ивановой И.И. разработать перечень видов документации, подлежащей обязательному хранению.

3. Создать экспертную комиссию в составе: председатель Иванова И.И., члены комиссии секретарь Сидорова С.С., начальник отдела кадров Петров П.П.

4.

Экспертной комиссии в срок до 14 ноября 2016 года разработать порядок учета поступающей на хранение документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.

Директор                                         О.Ю.Маев

С приказом ознакомлены:

Иванова И.И.

Сидорова С.С

Петров П.П.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210667-qqq-16-m9-prikaz-o-hranenii-dokumentov

Приказ о хранении документов в организации образец — СИЗ, нормы, инструкции

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Организация хранения документов в организации | Читайте статьи журнала Кадровое дело

После прочтения уничтожить? Как и сколько хранить различную документацию.

Порядок хранения документов регулирует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ).

Он обязывает компании хранить архивные документы, в том числе по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

Закон дает следующие определения этим понятиям (п. 2  и 3 ч. 1 ст. 3 Закона № 125-ФЗ).

Подробнее о хранении кадровых документов читайте здесь:

Архивные документы — это материальные носители значимой информации с реквизитами, по которым их можно идентифицировать.

Документы по личному составу — это архивные документы, которые регулируют трудовые отношения сотрудника и работодателя. Они могут подтвердить трудовой стаж, образование или право на льготы.

Поэтому компании обязаны соблюдать сроки и правила хранения документов.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Скачайте документы по теме:

Сроки хранения документов по личному составу

Перечень типовых управленческих документов, которые образуются в деятельности компании, приведен в приказе Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558.

Это табели учета рабочего времени, личные дела, трудовые договоры, личные карточки, лицевые счета, приказы по личному составу и так далее.

Сроки и порядок хранения документов в организации установлены:

в частях 1 и 2 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ;

в Перечнях из приказов Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 и от 31 июля 2007 г. № 1182.

Сроки хранения документов по кадрам зависят от того, когда они закончены делопроизводством (ч. 1 и 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Их надо хранить:

75 лет — если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;

50 лет — после 1 января 2003 года

Сроки хранения считайте с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства (ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ).

Но эти сроки не применяйте к кадровым документам, в отношении которых перечнями из приказов Минкультуры установлены другие сроки (табл. ниже).

Это следует из пункта 4 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Дoкумент

Срок хранeния

Штатное расписание

Постоянно

Приказ об изменении штатного расписания

Коллективный договор

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и прочие

Положение о защите персональных данных

Положение об оплате труда

Трудовая книжка

До востребования

Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, совмещении, увольнении, о введении режима неполного рабочего времени, об отпусках без сохранения зарплаты и другие

50 или 75

Трудовой договор

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Личная карточка

Личное дело

Лицевые счета

Заявления работника о согласии на обработку персональных данных

Уведомление работника, если хранится в личном деле

Материалы по специальной оценке условий труда на рабочих местах:

  • нормальные условия труда
  • тяжелые, вредные и опасные условия труда

45

50 или 75

Табель учета рабочего времени:

  • нормальные условия труда
  • тяжелые, вредные и опасные условия труда

5

50 или 75

Приказы: о предоставлении очередных, дополнительных и учебных отпусков, о направлении в командировку

5

Ведомости по начислению зарплаты

Справка с места работы другого родителя о неполучении пособия

Журнал учета бланков трудовых книжек

Записка-расчет

Авансовый отчет

Журнал учета бланков трудовых книжек

Журнал учета работников, прибывших к месту командировки

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Переписка по вопросам трудоустройства (письменное приглашение на работу и другое)

Документы при совмещении профессий (акты, протоколы, справки, докладные записки)

Журналы учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3

График отпусков

1

Правила внутреннего трудового распорядка

1

после замены новыми

Срок хранения документов по кадрам зависит от того, где именно хранит их компания. Например, если заявления сотрудников хранятся:

в личном деле работника — их надо хранить 50 или 75 лет;

с приказом —  их надо хранить столько же, сколько приказ;

отдельно — их надо хранить пять лет.

Организация хранения документов в организации

Организация хранения документов по кадрам предусматривает две стадии — текущее и архивное.

Текущее — это хранение кадровых документов, которые находятся в делопроизводстве, а архивное — по окончании делопроизводства.

В обоих случаях руководствуйтесь двумя нормативными актами:

правилами из приказа Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила хранения документов);

основными правилами работы архивов организаций, которые одобрены Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее — Правила работы архивов).

Организация хранения документов,которые находятся в делопроизводстве

Текущее хранение документов по кадрам осуществляйте в кадровой службе.

Бумагам, которые содержат персональные данные работников, обеспечьте защиту от неправомерного использования или утраты (ст. 87 ТК РФ).

Если они составлены на бумажных носителях, храните их в запирающихся шкафах или сейфах. Дела располагайте на полках по номенклатуре дел.

Подготовка к хранению документов по окончании делопроизводства

По окончании делопроизводства проведите экспертизу ценности документов.

В делопроизводстве она проводится при составлении номенклатуры дел компании и при подготовке дел к передаче в архив.

А в архиве — при подготовке дел к передаче на постоянное хранение (п. 4.10 Правил хранения документов).

Справка

Для проведения экспертизы создайте экспертную комиссию. Она проведет экспертизу с учетом законодательства, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых номенклатур дел (п. 4.7–4.8 Правил хранения документов и п. 2.2.1 Правил работы архивов). По результатам экспертизы сделайте описи дел (п. 2.4.1 Правил работы архивов):

  1. постоянного срока хранения (образец ниже);
  2. временного срока хранения свыше 10 лет;
  3. временного срока хранения до 10 лет включительно.

Скачать чистый бланк
Скачать в .xls

К передаче в архив подготовьте законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Подготовьте их к передаче в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. Оформите дела и опишите (п. 4.19 Правил хранения документов и п. 3.6.

3 Правил работы архивов).

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384779-qqq-17-m8-organizatsiya-hraneniya-dokumentov

Понравилась статья? Поделить с друзьями: