Регистрация входящих документов в делопроизводстве

Содержание

Регистрация входящих документов

Регистрация входящих документов в делопроизводстве

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции.

Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.

Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Необходимые шаги перед регистрацией документа

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку.

Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены).

При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

Сохранение конверта не обязательно за исключением:

  • Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
  • Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
  • Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

Правила регистрации входящих документов

  • Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.ЗАО «Крона»Вх. № 024828.04.2011
  • В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства. Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены.
  • Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер. Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер. То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.
  • Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.
  • Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением. Бывают случаи получения документов непосредственно их исполнителями, в таком случае следует уговорить получателя передавать подобные документы для регистрации в службу делопроизводства.

Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:

  • Рекламные письма,
  • Периодические издания (журналы, газеты),
  • Поздравительные открытки,
  • Копии постановлений государственных организаций,
  • Информационные материалы,
  • Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).

Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса.

Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства.

В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.

Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент – регистрационные карточки, журналы регистрации документов (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о системе электронного документооборота (СЭД), которая набирает все большую популярность.

Источник: https://delo-pro.ru/dokumentooborot/registraciya-vxodyashhix-dokumentov.html

Виды входящих документов

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации.

Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета и контроля исполнения.

Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

  • письма, в том числе, заказные;
  • бандероли;
  • пакеты;
  • газеты и журналы;
  • рекламные издания.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости.

Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой.

В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Читайте также  Ходатайство об истребовании документов у ответчика образец

Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов.

Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии.

Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности.

Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210930-qqq-17-m5-registratsiya-vhodyashchih-dokumentov

Регистрация входящих документов в делопроизводстве — СИЗ, нормы, инструкции

«1С: Документооборот 8» располагает всеми необходимыми возможностями для эффективного ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

При этом происходит автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Настройка этих правил производится в разделе «Нумераторы» и будет нами рассмотрена в отдельной статье.

О том, как производится регистрация исходящих документов в 1С:Документооборот версии 2 написано в новой статье

В свою очередь регистрация документов может производиться только в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями, а также «традициями» отечественного делопроизводства.

Регистрация документов, в зависимости от настроенных шаблонов бизнес процессов в каждой отдельно взятой организации может состоять из:

  • автоматизации процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
  • оповещение исполнителей;
  • контролем регламентированных сроков исполнения документов;
  • формированием отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Как происходит регистрация входящих и исходящих документов?

Доступ к файлам и документам, хранящимся в информационной базе, предназначен раздел «Документы и файлы».

Панель навигации и панель действий указанного раздела содержат необходимые команды для работы с документами и файлами, построения отчетов и выполнения сервисных операций.

Главное окно программы «1С: Документооборот» версии 1.4

1. Создать новый входящий документ можно с помощью команды «Входящий» в группе «Создать» на панели действий раздела «Документы и файлы», откроется окно, представленное ниже.

Создание входящего документа

2. Заполняем шапку документа, а именно такие поля, как «Отправитель», «Подписал», «№ отправителя», «Получатель», «Срок исполнения», «Гриф», «Вид», «Получен», «Состояние», «Организация», «Наименование».

Для заполнения поля «Отправитель» мы нажимаем кнопку  или — у вас откроется список уже созданных предприятий и физических лиц из справочника «корреспонденты».

Обратите внимание! Если вы создаете документы (заявление, жалобу, письмо), они, как правило, приходят от физических лиц.

Создание нового корреспондента

3. Для создания нового корреспондента нажимаем кнопку «Создать».

Откроется новое окно «КОРРЕСПОНДЕНТ (СОЗДАНИЕ)», во вкладке «ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ» заполняем следующие поля: «Наименование», «Вид корреспондента», «Входит в группу», «Полное наименование», «ИНН», «КПП», «Код по ОКПО», а также во вкладке «АДРЕС, ТЕЛЕФОНЫ» заполняем необходимые для работы поля.

В поле «Наименование» может содержаться как название предприятия (ООО «Аврора»), так и конкретный человек (Иванов С. В.

), тогда в поле «Вид корреспондента» выбираем физическое или юридическое лицо.

Также следует учитывать что реквизит наименование можно заполнять в следующем виде: «Аврора ООО».

В этом случае вы облегчите алфавитный поиск по справочнику корреспонденты, однако стоит не забывать, что впоследствии для автоматизации шаблонов документов будет необходимо дополнительное преобразование наименований корреспондентов для того, чтобы в шапке писем отображались корректные наименования.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Подробнее о заполнении шаблонов word мы поговорим в отдельных статьях.

Создание нового корреспондента ООО «Алибейли» Окно заполнения необходимых данных корреспондента

4. После внесенных данных нового корреспондента необходимо сохранить информацию, нажав кнопку «Записать объект» или «Записать и закрыть».

Сохранение созданного корреспондента

5. Для заполнения следующих полей используем кнопку «Выбрать».

В поле «Подписал» указывается лицо, подписавшее документ (если для корреспондента определено одно контактное лицо, оно сразу подставляется при выборе отправителя).

Поле «Организация» показывается в случае ведения документооборота для нескольких организаций.

Для установки регистрационного номера нужно нажать кнопку «№ отправителя», предварительно заполнив обязательные поля:

  • «Гриф» (если в настройках программы включено выполнение грифов доступа);
  • «Вид» документа (если в настройках программы включено использование видов входных документов);
  • другие обязательные для заполнения поля, отмеченные красным подчеркиванием, например «Организация» или «Вопросы деятельности».

Поле «Состояние» меняется автоматически, но может быть изменено и вручную, если установлена настройка программы «Разрешить изменение состояния вручную».

В полях:

  • «Адресат» — указывается, кому именно направлено данное письмо. Это элемент справочника «Корреспонденты»;
  • «Срок исполнения» — указывается конкретная дата;
  • «Получен» — указываете, каким способом был доставлен документ;
  • «Наименование» — краткое содержание документа, который прикреплен.

Заполнение входящего документа «О нарушении графика поставки товаров»

К входящему документу можно присоединить один или несколько файлов. Это можно сделать разными способами:

  • отсканировать документ;
  • добавить файл с диска кнопкой «Добавить в список файлов входящего документа»;
  • добавить один или несколько файлов с диска с помощью команды «Импорт файлов» контекстного меню списка файлов;
  • перенести один или несколько файлов из проводника Windows мышкой в список файлов в карточке документа.

6. Чтобы прикрепить документ к «входящему документу», необходимо сначала его сохранить, а затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить из списка» и добавить документ.

Выбор документа с рабочего стола компьютераОтображение прикрепленного документа в программе

С помощью подменю «Создать на основании» поддерживается весь жизненный цикл входящего документа, например:

  • рассмотрение руководителем (бизнес-процесс);
  • выполнение в соответствии с резолюцией руководителя (бизнес-процесс «Выполнение»);
  • создание «исходящего документа» на основании данного «входящего документа» и другие операции.

7. Сначала пишем ответ на входящий документ. Сохраняем документ на рабочем столе компьютера, а затем нажимаем «Копировать», переносим его на «Удаленный рабочий стол» сервера и нажимаем «Вставить».

Документ для отправки на принтер

8. С помощью подменю «Создать на основании» создаем «исходящий документ», нажав кнопку «Создать на основании», выбираем из списка «исходящий документ», заполняем все необходимые поля, как мы это делали при создании «входящего документа».

Создание исходящего документа на основании входящего

9.

Прикрепить документ в «исходящий документ», сохранить, нажав кнопку «Сохранить», затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить», в открытом окне выбрать «Из файла на диске» и нажать кнопку «Создать». Затем сохраняем и закрываем документ, нажав на кнопку «Записать и закрыть».

Выбор файла документа, размещенного на компьютере

Источник: http://mydocumentooborot.ru/registratsiya-vhodyashhih-i-ishodyashhih-dokumentov-v-sed-1s-dokumentooborot-1-4/

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов.

Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Читайте также  Как восстановить документы на дом и землю

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
ОАО «Кучка»Вх. №  011822.08.2014
  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Источник: http://rossiz.ru/registratsiya-vhodyaschih-dokumentov-v-deloproizvodstve/

Регистрация входящих документов — Отличный секретарь

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота. В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично».

В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.

Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте.

Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер.

Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить.

Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Читайте также  Письмо застройщику о предоставлении документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

входящие, регистрация

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Регистрация документов входящих и контроль их исполнения

Каждому человеку должно быть известно, что при факте письменного обращения, как в государственную, так и частную организацию, он вправе попросить сразу же зарегистрировать официальное письмо. Во-первых, такое желание (оно может быть и требованием) вполне законно. Ведь, согласно законодательной базе, во избежание утери, изменений, а также с целью контроля исполнения, регистрация документов организаций осуществляется в тот же день, когда документ принят (если это входящая документация), либо отправлен (если исходящая).

Моментальная регистрация

Регистрация входящих документов на сегодняшний день крайне важна не только для специалистов делопроизводства организации (то есть особ, отвечающих за их учет), но и для тех физических и юридических лиц, которые эти документы направляют, или предоставляют.

С какой целью вы можете настоятельно рекомендовать зарегистрировать ваше заявление, обращение и т. д.

? Для того, чтобы в случае возможного бездействия официальных лиц, иметь возможность потребовать письменный ответ в установленные законом сроки, посредством обращения в специальные органы (суд, прокуратуру). Но есть один нюанс.

Может получиться так, что ваше письмо, лично предоставленное, скажем, секретарю, предприятия и зарегистрированное в тот же день (да что там день, тот же час при вашем присутствии) странным образом куда-то исчезает.

Девушка-секретарь, удивленно округляя глаза, утверждает, что ничего не принимала, и вообще первый раз вас видит. В книге входящих – исходящих документов соответствующей записи, разумеется, тоже не наблюдается.

Ответа на интересующий вопрос (как правило, какой-то важный, «болезненный») нет и быть не может. Нет проблемы – нет решения.

Подобной ситуации можно избежать, если подать документ в двойном экземпляре. Один отправляется в пункт назначения, а на втором в верхнем углу делается отметка о регистрации.

Обязательно указывается, какого числа (месяца, года) был принят документ, номер входящего, фамилия, имя, отчество и должность специалиста, осуществившего регистрацию. Обязательна подпись ответственного работника.

Теперь у вас есть неоспоримые доказательства, с помощью которых вы сможете добиться нужного результата.

Какие документы необходимо регистрировать?

Как правило, регистрация и контроль исполнения документов осуществляется только в тех случаях, если бумаги имеют юридическую значимость.

Это документы финансового, распорядительного, отчетного характера, а также статистического, бухгалтерского и другие, им подобные.

В каждой отдельно взятой организации (учреждении, предприятии) работники делопроизводственного отдела определяют документы, которые не подлежат регистрации.

К их числу порой относят разные виды рекламы, открытки с поздравлениями, пригласительные и тому подобные письма.

Если структура организации довольно разветвленная, имеет немало подразделений, входящая документация на начальном этапе поступления сортируется, а уже затем регистрация документов осуществляется в узко специализирующихся отделах (также обязательно в день поступления). У разных организаций этот процесс может иметь ряд изменений, которые прописываются в делопроизводственной инструкции, составляемой специалистами.

У некоторых, например, регистрация и контроль исполнения документов (узкопрофилирующих) осуществляется в отделах только после того, как первоначально их внесут в единый банк-реестр документации фирмы. Это очень удобно в том случае, когда возникает необходимость отследить поступление или отправку какого-нибудь письма. Ведь гораздо проще сделать это, посмотрев единый список, а не несколько.

Виды регистрации

Если проанализировать процесс регистрации документов, хотя бы на промежутке времени в три – четыре года, определяем ряд существенных изменений.

Все предыдущие года доминирующим видом регистрации юридически ценных бумаг предприятия был журнальный.

Огромная книга с надписью «Входящая документация» (такая же – «Исходящая») не сдала окончательно своих позиций и сегодня.

Кроме даты (числа, месяца, года) регистрации, порядкового номера и названия документа, журнал регистрации может иметь главу «краткое содержание документа», или другие (по желанию деловодов с согласия руководителей).

Теперь касательно изменений, нововведений. Немало организаций перешло на электронную форму регистрации.

Что она собой представляет? Компьютерную базу (иногда – единую локальную сеть по всему предприятию), в которую вносят соответствующие данные.

Для каждого входящего или исходящего документа используется отдельная электронная карта. После того, как туда заносятся данные о регистрации, она сохраняется на электронных носителях.

Карточки

Иногда для подобной регистрации, то есть для внесения изменений в уже готовые бланки, используют отпечатанные карточки.

К слову, подобный способ учета документов является более информативным, чем журнальный, поскольку как электронная, так и бумажная карта содержит значительно большее количество данных. Вот их приблизительный перечень:

  • обязательно указывают автора, создавшего регистрируемое письмо;
  • отмечают, к какому виду документации он принадлежит;
  • фиксируют дату создания;
  • обязательной процедурой является внесение индекса входящего письма (с указанием числа, месяца, года), заголовка, краткого (два – три предложения) содержания;
  • присутствует информация об исполнителе поручения, сроках выполнения, впоследствии – кратко о сути решения вопросов.

Регистрация временно проживающих лиц

Поскольку такие понятия, как «документы», «регистрация» имеют непосредственное отношение к теме рвп, давайте скажем несколько слов и о регистрации документов для рвп. Но для начала необходимо разобраться, что собой представляет это «рвп».

Рвп – аббревиатура термина «разрешение на временное проживание». Это процедура, по результатам которой иностранцу определенное время (а именно три года) позволяется официально находиться на территории РФ.

В миграционном законодательстве насчет рвп из года в год вносится немало изменений, причем изменений существенных.Поэтому, рассматривая вопрос о регистрации документов для рвп, даем пояснения, касающиеся текущего года.

Много изменений при оформлении рвп касаются граждан с Украины, причем, как подконтрольной Украине, так и неподконтрольной территории. Им, исходя из этих изменений, уже не предоставляются никакие льготные условия регистрации, не будет продлеваться статус ву.

Итог

Но мы, напомним, в нашей статье ведем речь о регистрации документов, поэтому возвращаемся к рассматриваемой теме.

Зарегистрировать документы для рвп желающий иностранный гражданин может в миграционной службе.

Их перечень (с учетом изменений текущего года) имеет следующий вид:

  1. документ, удостоверяющий личность (выданный той страной, из которой человек прибыл),
  2. два заявления об рвп на специальных бланках,
  3. столько же фотографий три на четыре (четких, на которых человек не может быть с одетыми очками или головным убором),
  4. документ из медицинского учреждения, где есть сведения об отсутствии венерический и других серьезных, представляющих угрозу обществу, заболеваний,
  5. справку-подтверждение на право жить не в родном государстве.

Бывают случаи, когда для оформления рвп требуются и другие дополнительные справки.

Их предоставление может быть потребовано от каждого, обратившегося к сотрудникам фмс, в частном порядке.

Этот список также зависит от действующих изменений законодательства.

Как вывод, можно сказать следующее: регистрация документов организации – процедура, во время которой необходимо выдерживать все законодательные нюансы.

Делопроизводство на предприятиях, в учреждениях, организациях – отнюдь не второстепенный отдел. Ведь если с документацией фирмы порядок, слаженность ее работы (касательно организационного плана) гарантирована.

И не смотря на время года и день на улице, Вы можете спать спокойно.

Источник: https://letip.ru/vedenie-ip/pravovye-aspekty/registraciya-dokumentov/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: