Заверительная надпись на сшиве документов

Содержание

Заверительная надпись на сшиве документов образец

Заверительная надпись на сшиве документов

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела.

В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.

) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Примерная форма заверительной надписи

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись.

Внимание

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

  1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы.

Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам.

Порядок прошивки

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям. Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

  • Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
  • Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т.

д.

  • Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
  • Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа).
  • Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.

    • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
    • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

    Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

    Как прошить документы для архива

    Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве.

    Заверительная надпись на сшиве документов образец скачать

    То есть прошивка должна обеспечивать невозможность в этом документе «разобрать» листы (изъять, вставить, заменить) без нарушения целостности прошивки.

    Прошить документ, означает, что необходимо либо просто прошить эти документы (иголкой с ниткой сложенной в несколько раз), либо пробить дыроколом дырочки и пропустив через них шнур (или те же нитки) завязать их на обратной стороне документа двойным узлом. После этого, необходимо приклеить сверху шнура листок бумаги, написать прошито, пронумеровано, указать количество листов и расписаться на месте прошивки.

    Источник: http://regsam.ru/Page/InstructionPaperwork

    Как сшивать документы правильно?

    Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются.

    Заверительная надпись на сшиве документов образец в рк

    Печать ставится таким образом, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию и инициалы лица, который заверил бумаги, документы и дату их заверения

    При прошивке многостраничного документа необходимо:

    • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д.;
    • исключить возможность механического разрушения или расшития подшивки или пачки при изучении копии документа;
    • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке. Например, в случае представления копии документа в суд;
    • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке или пачке и при заверении указать общее количество листов.

    На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов.

    В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов.
    Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки.

    Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

    Опись документа

    Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной.
    В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения.

    Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг.

    Важно

    Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.

    В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.

    При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).

    Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново.
    Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер.

    Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

    • Дата составления описи.
    • Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
    • Фамилию и должность составляющего опись.

    Само оформление дела состоит из следующих стадий:

    • Контроль группировки документов в деле.
    • Подшивка.
    • Нумерация листов.
    • Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
    • Составление описи дела.

    Как прошить документы для налоговой

    Заверительная надпись

    Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива.

    Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение.

    Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

    Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении.

    Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:

    Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

    Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

    Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.

    Источник: http://kvizroom.ru/zaveritelnaya-nadpis-na-sshive-dokumentov-obrazets

    Руководство как прошивать и заверять документы

    В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом.

    Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки.

    В данной статье рассматриваются способы прошивки документов с использованием фотографий с пошаговой инструкцией, а так же специфика заверки документов в специально предназначенных для этого организациях.

    Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: https://topleadbiz.com/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html.
    В любой компании нужен порядок, особенно если имеется большой докуметооборот

    Как правильно прошивать нитками?

    Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид.

    К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.

    Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты.

    Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола.

    Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.

    Читайте также  Получение документов на государственную регистрацию прав собственности

    Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола:

    1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
    2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
    3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
    4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
    5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

    Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов:

    1. Для начала необходимо сделать три отверстия документах на определенной расстоянии друг от друга
    2. Далее продеть веревки в отверстия в указанной на фото последовательности
    3. С тыльной стороны необходимо веревку завязать и приклеить листок бумаги с количеством прошнурованных листов

    Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:

    1. На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
    2. Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
    3. Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
    4. И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
    5. Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.

    На фото представлен образец прошивки документа через четыре прокола

    Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа.

    Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

    Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

    На видео представлена инструкция прошивки документа:

    Как правильно заверить копию?

    По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе.

    Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист.

    На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации.

    Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице.

    На снимке образец правильной заверки документа

    Сколько стоит заверить документ у нотариуса?

    Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.

    Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.

    Частые вопросы по заверению документов

    1. Является ли расписка, не заверенная нотариусом, документом?
    2. Расписка не является документом, который должен быть нотариально заверен.

      Он вступает в силу сразу после подписей сторон и его можно использовать в суде.

    3. Как заверять документы, если ИП без печати?
    4. Индивидуальный предприниматель не обязан иметь печать, однако существует множество случаев, где она может пригодиться.

      С печатью ИП сам может заверить документ, без нее придется воспользоваться услугами нотариуса.

    5. Кто может заверять копии документов в организации?
    6. Право заверять копии имеет как руководитель организации, так и доверенное им лицо.

    7. Нужно ли заверять копии документов в суд?

    Существует несколько путей решения данного вопроса. Если документы в суд подает руководитель организации, он сам может заверить копии печатью предприятия и своей подписью. Если в суд обращается частное лицо, то документы можно заверить или у нотариуса, или отдать копии вместе с оригиналами – суд самостоятельно заверит документы при проверке. Исключением является долговая расписка. Читайте обзор эквайринг тарифов разных банков .

    Смотрите на виде как сшивать документы:

    В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства.

    Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения.

    Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.

    Источник: https://topleadbiz.com/organizaciya-biznesa/rabota-s-dokumentami/rukovodstvo-kak-proshivat-i-zaveryat-dokumenty.html

    Заверительная надпись на сшиве документов — Юрист Владислав Анохин

    Как правильно сшить документы и заверить их для налоговой проверки мы расскажем в этой статье.

    Читайте в статье:

    Налоговые инспекторы при проведении налоговых проверок вправе потребовать от компании представить документы, связанные с уплатой налогов. 

    Подготовить первичку онлайн.

    Как сшить документы

    Согласно требованиям статьи 93 Налогового кодекса, копии бумажных документов при передаче налоговикам должны быть заверены.

    При этом инспекторы нередко запрашивают многостраничные документы.

    Вы можете заверять либо каждую копию такого документа в отдельности либо прошить многостраничный документ и заверить его целиком. Мы расскажем, как правильно прошить документы нитками.

    Прошивка документов должна отвечать установленным требованиям. Объем сшиваемых документов не должен превышать 150 листов. Пронумеруйте все листы документа.

    Сшивание документов делайте прочной нитью на 2–4 прокола. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите их узлом. 

    Наклейте на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления бумажную наклейку в форме прямоугольника. Ее размеры: 40–60 мм х 40–50 мм.

    Она должна полностью закрывать место скрепления прошивки. Прошивочные нити могут выходить за пределы наклейки, но не более чем на 2–2,5 см.

    На наклейке сделайте заверительную надпись. Укажите в ней общее количество листов документа (арабскими цифрами и прописью).

    Бланк заверительной надписи скачать

    Обеспечьте читаемость текста и других элементов подшивки. 

    Сшейте документы крепко, чтобы папка не разрушилась при открытии. 

    Минфин не рекомендует объединять разные документы в одну прошивку. Но если все же подали документы в таком виде, то вас не оштрафуют.

    Суды указывают, что в данном случае не возникает состава правонарушения (пост. ФАС Центрального округа от 01.11. 2013 № А54-8663/2012, Западно-Сибирского округа от 29.11.2012 № А75-10186/2011, от 16.

    10. 2012 № А75-10185/2011, от 30.08. 2012 № А75-10187/2011).

    Как правильно заверить подшивку документов

    Сразу отметим, что запрашиваемые в ходе проверки документы не нужно заверять нотариально. Статья 93 Налогового кодекса не содержит указаний на возможность требования нотариально заверенных копий.

    Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1130-kak-pravilno-sshit-dokumenty-i-zaverit

    Фото и инструкция, как правильно прошивать документы по ГОСТу

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

    Сотрудники предприятий и государственных служб Российской Федерации не понаслышке знают, что такое прошивка документов.

    Существует множество организаций, которые принимают только прошитую и заверенную документацию. Сотрудникам предприятий необходимо знать основные правила прошивки документов.  Познакомимся с ними подробнее.

    Какие документы нужно прошивать в делопроизводстве?

    Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет. Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба. В этот орган с 2013 года позволено подавать документы без прошивки.

    Итак, прошивать необходимо документы:

    • для сдачи в архив;
    • перед отправкой на проверку в государственные инстанции (кроме ФНС);
    • бухгалтерского учета;
    • кадрового учета.

    Зачем нужно сшивать документы?

    Дела прошиваются для предотвращения ситуаций с их подменой или потерей. Прошитая стопка с пронумерованными страницами является защитой от подобных действий.

    Прошитые бумаги проще систематизировать. Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.

    Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

    Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

    К этим инструкциям относятся:

    • ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
    • методические рекомендации по делопроизводству;
    • инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
    • Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
    • утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.

    Важно соблюдать основные правила. Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.

    Подготовка документов к сшиванию

    Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно. Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм. Именно он несет ответственность за документацию предприятия.

    https://www..com/watch?v=5si-YoCM9kg

    До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок. Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

    • стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров);
    • нестандартные
    • для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).

    По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

    • название организации;
    • название подразделения;
    • индекс дела;
    • заголовок;
    • срок хранения;
    • номер тома;
    • количество листов;
    • дата составления;
    • опись.

    Основные принципы комплектации прошитых дел:

    • пачка должна соответствовать размеру не более 4-см, а количество листов не должно быть более 250;
    • стандартные размеры архивной книги – 32×23 см;
    • первая страница должна оставаться чистой для составления описи дел.

    Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы.

    Проставленная нумерация помещается в правый верхний угол лицевой стороны страницы.

    Опись при нумерации не учитывается. Все иллюстрации должны нумероваться с другой стороны листка.

    Важно знать: неподходящие по размеру листы могут сворачиваться, а затем подшиваться за один край. Это считается за один лист. Свернутые и подшитые за середину, при нумерации обозначаются как два листа.

    Какие материалы могут потребоваться?

    Классический способ для прошивки дел, отчетности, протоколов и актов требует наличие следующих материалов:

    • иголки разных диаметров, шила, дырокола;
    • картона для обложки;
    • небольшая бирка для заверения;
    • ножниц и клея;
    • печати.

    Процесс сшивания документов

    Состоит из трех этапов:

    1. Подготовка. На этом этапе делопроизводитель должен сложить документы в ровные стопки и сделать 2 симметричных вертикальных отверстия. Если дела представляют особую важность, то используют прошивание в 5 отверстий.
    2. Прошивание. На этом этапе потребуется толстая нить, шпагат или лента. Бумаги прошиваются два раза, хвосты выводят наружу и связывают в узел.
    3. Заверение. Последний этап заключается в том, что на хвосты узла наклеивается бумажная бирка. На этой бирке должно быть описано количество прошитых бумаг, проставлена роспись и инициалы делопроизводителя. Последним шагом будет простановка печати предприятия. Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем.
    Читайте также  Документы для оформления дарения доли квартиры родственнику

    Способы прошивки документов

    Способы прошивки классифицируются по количеству отверстий:

    Прошивание тремя отверстиями: на сложенных бумагах с левого края делают три дырки. В среднюю вводится нить, конец которой оставляют снаружи на обратной стороне.

    Затем нитка пропускается в первую дырку, оттуда в нижнюю, после опять в среднюю. Концы нитки должны оказаться на оборотной стороне документа.

    Их завязывают узлом и наклеивают бирку с печатью и подпись.

    Прошивание с четырьмя отверстиями: изначально игла с нитью вводится в последнюю дырку, затем в среднюю, а после змейкой вверх.

    Далее иглу проводят через вторую нижнюю дырку снаружи, затем в третью. После в верхнее отверстие и опять в третью снизу. Таким образом, на оборотной стороне дела появляются два хвоста.

    Их завязывают узлом и заклеивают пергаментной бумагой или калькой.

    Сшивание пятью отверстиями происходит по такому же принципу.

    Как сшить документы большого объема?

    Что делать в тех случаях, когда сотрудник столкнулся с объемными пачками документов? Здесь на помощь придут далеко не канцелярские принадлежности. Например, шило.  Если необходимо сшивать бухгалтерскую отчетность, сложенную в габаритную стопку, сотрудники используют гвоздь или молоток.

    Примечание! До начала проведения нумерации листов, нужно убрать скрепы и скобы.

    Для объединения крупных по объему папок опытные секретари и делопроизводители используют банковский шпагат или нитки ЛШ210.

      Не составит труда найти организации, предоставляющие услуги по автоматическому сшиванию с помощью брошюровки.

    Как заверить прошитые документы?

    Очередным шагом в основной процедуре делопроизводства будет проставление заверительной подписи. Ее необходимо проставить на небольшой бумажной бирке наклеенной поверх узла.

    На ней нужно обозначить следующее: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)».

    Затем указывается должность, инициалы и подпись сотрудника, а также дата сшивания документов. Подпись проставляется после высыхания клея.

    Это гарантирует, что подпись не смажется.

    Отметим! Печать занимает два положения – первая часть остается на листе, вторая – на заверительной надписи.

    Эта надпись свидетельствует о неприкосновенности документа.

    При нарушении ее целостности после возвращения из государственных инстанций, действия над документами возможно оспорить в судебном порядке.

    Что будет, если документы сшиты неправильно?

    Несмотря на простые действия, важность этого мероприятия очень велика. При приеме человека на должность делопроизводителя, необходимо спрашивать владеет ли он правилами выполнения процесса сшивания отчетности, актов, счетов и других важных бумаг.

    Неправильное выполнение процедуры может повлечь за собой серьезные проблемы для руководства и предприятия в целом.

    Вот некоторые из них:

    • из-за неправильной прошивки отказать в приеме документации могут любые государственные структуры;
    • потенциальные партнеры, вероятно, расценят это как знак неуважения и откажут в сотрудничестве;
    • неаккуратная прошивка папок с делами может привести к их потере, подмене или расформированию. Доказать подобные вещи крайне сложно.

    Подводя итог, стоит сказать, что делопроизводство – не самый простой процесс. Сложность создает то, что не существует единого правила для прошивки дел.

    Сшивание внутренней документации для офисного хранения не требует особых навыков. Когда речь заходит о ценных бумагах, тогда к работе необходимо отнестись со всей ответственностью.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455-03-75 (Москва)
    +7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург) 

    Это быстро и бесплатно!

    Как правильно прошивать документы по ГОСТу?Ссылка на основную публикацию

    Источник: https://moyjurist.ru/dokumenty/kak-pravilno-proshivat-dokumenty-po-gostu.html

    Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

    Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

    Форма, называемая «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса. Можно указать следующий порядок приведения бумаг в надлежащий вид:

    1. Правильная прошивка документов;
    2. Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
    3. Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
    4. Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

    Несмотря на отсутствие четких требований по манере прошивки бумаг, нередки случаи, когда многолистовые документы отклонялись из-за неправильного оформления. Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле».

    Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным.

    В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом. В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.

    Источник: http://vlad1.ru/zaveritelnaya-nadpis-na-sshive-dokumentov/

    Правила прошивания документов гост

    Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.

    К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным.

    Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

    https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

    Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой.

    Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210.

    Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

    Как правильно прошивать и заверять документы

    Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола.

    В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

    Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

    Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

    Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

    Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

    Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

    Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии.

    Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты.

    Но и это не самое опасное в данной ситуации.

    Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

    Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации.

    Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок.

    Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

    Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность.

    Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс.

    Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.

    Читать еще —>  Какие документы нужны чтобы выписать ребенка из квартиры

    Как правильно сшивать документы

    Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

    Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа.

    Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

    Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие.

    Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник.

    Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

    Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото

    Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов.

    Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись.

    В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

    Столкнувшись с проблемой, как правильно сшивать документы ниткой, фото пошагово поможет выполнить процесс.

    Если владелец бизнеса не может ознакомиться с картинками, он должен знать, что существует перечень официальных инструкций, описывающих выполнение операции и нюансы ее проведения.

    Правила брошюрования документов гост

    Прошивка документации при помощи станка (видео) инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут: В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс. По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует. Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий. Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью.

    Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.

    Среди них: Инструкции по документированию Центробанка России; Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам); Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.

    Правила прошивки документов, подаваемых на регистрацию юридического лица

    При оформлении ксерокопии устава, прошивка осуществляется по тому же принципу, что и в случае с оригиналом.

    При этом делается ксерокопия всех листов устава, включая титульный, ксерокопия также прошивается, подклеивается пломбирующим листком, но без каких-либо записей на нем, без подписей и печатей.

    Сначала устав. Готовый устав прошивается и пронумеровывается, начиная со второго листа (титульный лист устава не нумеруется, но в последующей нумерации учитывается).

    Читайте также  Универсальный платежный документ

    На оборотной стороне устава (в месте сшивки) приклеивается пломбирующий листок, который содержит надпись (напечатанную или написанную от руки) «Прошито и пронумеровано Х (указываете количество) листов». Здесь же ставится подпись директора, приводится расшифровка подписи (ФИО) и, если речь идет о регистрации изменений, то и скрепляется печатью организации (поскольку при первичной регистрации печати фирмы еще нет).

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
    • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
    • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
    • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
    • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
    • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
    • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
    • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
    • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
    • Название документа.
    • Дата подшивки.
    • Срок хранения.
    • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
    • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
    • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

    Как правильно прошивать документы

    • Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
    • Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
    • Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
    • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

    Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

    Источник: http://firstjurist.ru/zhaloby-i-obrashheniya/pravila-proshivaniya-dokumentov-gost

    Заверительная надпись на сшиве документов — Юридический справочник

    Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно.

    Иногда то, каким образом заверен документ, может влиять на исход судебного дела, поскольку обычная ксерокопия не имеет правовой силы и не принимается в качестве доказательства.

    Для этого необходимо иметь оригинал для сверки или заверенную должным образом копию.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) +7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!

    В чем отличие копии от оригинала документа?

    Копия в точности воспроизводит вид и содержание исходного документа, но не является оригиналом.

    Для того чтобы ее можно было предоставить вместо оригинала в государственные органы, по месту работы, учебы, либо в судебные инстанции, и он имел такую же силу, требуется заверить дубликат данного документа уполномоченным лицом.

    В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники.

    В каких случаях требуется заверить копии документов?

    Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы.

    Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются.

    Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.

    Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии.

    Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество.

    Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.

    Подготовка документов для заверения

    Копия документа готовится с помощью копировального аппарата с использованием оригинала документа или распечатки сканированной копии документа.

    Главным моментом является, чтобы в копии четко отражались все реквизиты оригинала, читался текст, были видны все печати, подписи, графические изображения.

    В случае, когда документ состоит из нескольких листов, его необходимо пронумеровать и сшить, указав на месте склейки количество листов.

    Также при необходимости можно заверить не весь документ, а выписку из него, содержащую нужную информацию.

    В этом случае требуется подготовить копии интересующих листов.

    Далее нужно обратиться к уполномоченным лицам, которые знают, как правильно заверять копии документов.

    К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?

    За оказанием данной услуги нужно обращаются к нотариусу. Это самый верный способ.

    Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения.

    Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.

    Документы, изданные определенной организацией, заверяет ее руководитель или иное ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия, это входит в их обязанности и они должны знать, как правильно заверить документы. Как правило, этим вопросом занимается секретарь либо служба делопроизводства, бухгалтерия, отдел кадров.

    Трудовую книжку, приказы о приеме на работу, увольнении может заверить отдел кадров по месту работы.

    В некоторых государственных учреждения при обращении граждан за услугой лица, ведущие прием, выступают в качестве экспертов и имеют право, сверив оригинал с копией, заверить её своей удостоверительной надписью. Будет не лишним заранее прояснить, как правильно заверить документы в том органе, куда они предоставляются.

    Удостоверительная надпись и порядок заверения

    Достоверность копии подтверждается путем проставления печати организации, заполнения штампа или специальной надписью уполномоченного лица. Кроме того, важно указать дату, должность специалиста, его фамилию, имя, отчество.

    Иногда применяются специальные штампы-заготовки, в поставленную с их помощью печать просто прописывается дата, в нужном месте ставится подпись. Должностное лицо, уполномоченное выполнять эти действия, знает, как заверять документы.

    «Копия верна» — это одна из наиболее часто используемых надписей, иногда встречается и более короткий вариант — «верно».

    Есть ряд правил, как заверить прошитый документ, который содержит более одного листа.

    Как правило, все листы нумеруются, документ прошивается, сверху наклеивается бумага, на которой указано количество листов и ставится одна удостоверительная надпись.

    Допускается заверить каждую страницу отдельно, такой способ используется, если документ не прошит.

    Нотариальное удостоверение подлинности документа

    В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

    Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа.

    Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.

    Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.

    В каких случаях нотариус откажет в заверении?

    Если подлинник вызывает сомнения или явно имеет следы подделки, то в удостоверении копии будет отказано.

    Нотариус также имеет право отказать в тех случаях, когда документ имеет непонятный текст, приписки, расплывчатые печати, неоговоренные исправления, когда его невозможно прочитать, либо он имеет существенные повреждения, потертости.

    Кроме этих случаев отказа есть также те, когда подпись на документе была сделана с помощью факсимиле, либо он заламинирован, выдан за границей, но не легализован. Не подлежат заверению также медицинские документы или бумаги, содержащие государственную тайну.

    Иногда сам документ может вызвать сомнение в его подлинности, тогда нотариус вправе отправить его на экспертизу.

    Заверение выписок из документов

    В некоторых случаях нет необходимости заверять копию всего документа. К нотариусам часто обращаются граждане, которым нужны лишь копии некоторых страниц документа.

    Однако нотариус не может заверить выборочные листы, поскольку это нарушит целостность всего документа.

    Правда, если в такой бумаге нескольких разных вопросов, которые не связаны друг с другом, то это возможно.

    Порядок заверения документов в нотариальной конторе

    Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой нотариальной конторе. Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках.

    Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать.

    Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

    Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов.

    Как правило, нотариальная палата регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов.

    Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

    Переводы документов и их заверение

    В тех случаях, когда документы составлены на иностранном языке, требуется для начала осуществить их перевод на русский язык. Как правильно заверить документы, частично имеющие слова или печати на иностранном языке, поможет выяснить переводчик.

    Источник: http://allelets48.ru/zaveritelnaya-nadpis-na-sshive-dokumentov/

    Понравилась статья? Поделить с друзьями: